The Done Studio

Les processus : Gestionnaire de patrimoine dirigeant

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’activitéChaque mois
  1. Choisir les priorités de l’activité : bilan patrimonial, placements, assurance-vie, retraite, prévoyance, transmission, immobilier selon statuts, dirigeants et suivi d’adéquation
  2. Fixer les objectifs de dossiers, revenus, récurrence, délai, qualité et risque
  3. Comparer chaque mois demandes, transformations, portefeuille, incidents, revenus et rentabilité
  4. Ne pas développer une activité sans statut, capacité, assurance, partenaire et contrôle adaptés
Arbitrer et valider les dossiers sans blocageChaque semaine
  1. Écrire les décisions délégables avec seuil, délai, preuve et personne à informer
  2. Escalader ou arbitrer sans délai : recommandation devenue inadéquate, perte importante, besoin de liquidité, changement familial ou fiscal, soupçon LCB-FT, conflit ou produit non autorisé
  3. Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis faire valider l’action engageante
  4. Revoir chaque mois les décisions tardives, non tracées ou prises hors délégation
Centraliser et sécuriser les accès essentielsChaque mois
  1. Tenir à jour les accès critiques : CRM patrimonial, agrégateur, extranets assureurs et plateformes, ORIAS, association CIF, signature, collecte sécurisée et suivi des commissions
  2. Attribuer un accès individuel limité au portefeuille et aux opérations nécessaires
  3. Retirer les droits le jour du départ ou du changement d’habilitation
  4. Tester chaque mois doubles authentifications, comptes inactifs, exports et accès anormaux

Marketing et vente

2 processus
Qualifier le besoin et le profil clientÀ chaque demande
  1. Qualifier chaque demande avec : identité, famille, revenus, charges, patrimoine, dettes, fiscalité, objectifs, horizon, connaissances, expérience, pertes supportables, risque et durabilité
  2. Recueillir les informations nécessaires sans orienter les réponses ni masquer les risques
  3. Vérifier cohérence, complétude, justificatifs et personnes habilitées à décider
  4. S’abstenir de proposer ou d’agir lorsque les informations indispensables manquent
Qualifier, proposer et conclure une solution ou un contratÀ chaque proposition
  1. Formaliser la proposition avec : document d’entrée en relation, lettre de mission, situation, objectifs, adéquation, risques, coûts, rémunération, conflits et rapport écrit
  2. Comparer la solution au profil et expliquer les écarts, limites, exclusions et alternatives
  3. Remettre les informations et preuves requises avant l’engagement du client
  4. Ne jamais présenter comme garanti un résultat, un rendement, une acceptation ou un recouvrement incertain

Organisation du travail

2 processus
Constituer un dossier completÀ chaque dossier
  1. Ouvrir chaque dossier avec : client et bénéficiaires, situation familiale, professionnelle et fiscale, actifs, passifs, flux, objectifs, expérience, risque et mandats
  2. Vérifier identité, coordonnées, capacité, pouvoirs et cohérence des pièces
  3. Réaliser avant toute action : identité, bénéficiaire effectif, LCB-FT, statuts applicables, connaissance client, conflit, origine des fonds et capacité à supporter les pertes
  4. Classer questionnaire, justificatifs, propositions, décisions, contrats et preuves de remise
Coordonner partenaires, contrats ou placementsChaque jour
  1. Coordonner les tiers et opérations suivants : assureurs, sociétés de gestion, plateformes, banques, notaire, expert-comptable, avocat fiscaliste et client
  2. Transmettre uniquement les pièces autorisées et conserver la preuve d’envoi
  3. Qualifier chaque retour, demande complémentaire, refus ou condition avant de répondre au client
  4. Relancer chaque semaine les éléments sans réponse et escalader les échéances menacées

Équipe

2 processus
Organiser les portefeuilles et remplacementsChaque semaine
  1. Tenir une matrice compétences, statuts, produits, portefeuilles, titulaires et suppléants
  2. Séparer conseil, validation et mouvement sensible lorsque le risque le justifie
  3. Revoir chaque semaine absences, charge, habilitations et échéances sans couverture
Transmettre un dossier en cas d’absenceÀ chaque absence
  1. Organiser la passation avec : situation familiale et professionnelle, actifs, passifs, objectifs, horizon, risque, durabilité, lettre de mission, recommandations et opérations
  2. Transmettre uniquement les informations nécessaires par les canaux autorisés
  3. Faire confirmer la reprise des urgences, accès et prochaines actions

Finances et administration

2 processus
Planifier et régler les échéancesChaque semaine
  1. Créer un échéancier des fournisseurs, abonnements, reversements, remboursements et validations
  2. Comparer facture ou bordereau, contrat, service ou flux reçu, montant et autorisation
  3. Rapprocher chaque semaine doublons, avoirs, paiements, reversements et banque
Suivre la rentabilité du portefeuilleChaque mois
  1. Définir les temps, coûts, revenus et risques attendus par type de dossier
  2. Imputer temps, frais, reprises, partenaires et incidents au bon portefeuille
  3. Comparer chaque mois volume, conversion, revenu, coût de service, risque et marge
  4. Revoir le segment, le partenaire ou le prix avant de poursuivre un portefeuille durablement déficitaire

Qualité et conformité

1 processus
Sécuriser conformité réglementaireChaque mois
  1. Tenir à jour les obligations propres au métier : ORIAS, CIF et association professionnelle, IAS/IOBSP ou immobilier applicables, RC, compétence, DER, lettre de mission, adéquation, LCB-FT et réclamations
  2. Actualiser connaissance client, vigilances, consentements et preuves de conseil selon le risque
  3. Qualifier tout conflit, anomalie, soupçon ou manquement et appliquer l’escalade prévue
  4. Revoir chaque trimestre contrôles, dossiers échantillonnés, réclamations et plans de correction