Guide d’organisation
Comment organiser les commandes et les stocks d’un restaurant
Un cycle simple pour transformer les ventes et les besoins de production en commandes fournisseurs, réceptions contrôlées et stock fiable.
La situation de départ
Commandes et stocks d’un restaurant
Ce restaurant sert environ quatre-vingts couverts par jour et travaille avec une quinzaine de fournisseurs de frais, boissons et épicerie.
Les commandes reposent sur l’habitude. Les ruptures apparaissent en plein service tandis que certains produits sont surstockés ou perdus.
Le cycle d’approvisionnement à mettre en place
Les besoins partent du menu, des prévisions et du stock disponible, puis reviennent dans un stock contrôlé après réception.
Besoin estimé
Partir de la production prévue
Couverts, réservations, ventes passées, événements et fiches techniques donnent un besoin réaliste.
- Au départ
- Le menu, les fiches techniques, les réservations, les ventes récentes et les événements annoncés.
- Responsable
- Le chef de cuisine avec le responsable de salle
- Résultat attendu
- Une prévision de production par famille de produits et période de service.
- À vérifier
- Les hypothèses exceptionnelles sont notées et comparées aux ventes réelles pour améliorer la prochaine estimation.
Stock compté
Vérifier ce qui est réellement disponible
Les produits sensibles sont comptés selon une fréquence adaptée avant la commande.
- Au départ
- La liste des produits à compter, le stock théorique et les zones de rangement concernées.
- Responsable
- Le responsable désigné pour chaque zone
- Résultat attendu
- Un stock réel daté avec quantités utilisables, pertes identifiées et produits proches de leur limite.
- À vérifier
- Les produits chers, périssables ou critiques sont recomptés en cas d’écart important avec le stock théorique.
Commande préparée
Calculer le manque utile
Besoin, stock, sécurité et conditionnement fournisseur déterminent les quantités.
- Au départ
- Le besoin prévu, le stock réel, les livraisons déjà attendues et les conditionnements fournisseurs.
- Responsable
- Le chef ou le responsable des achats
- Résultat attendu
- Une proposition de commande par fournisseur avec quantités, prix attendus et date nécessaire.
- À vérifier
- Les quantités inhabituelles, substitutions et dépassements de seuil sont revus avant envoi par la personne habilitée.
Commande envoyée
Conserver une preuve commune
Quantités, prix, date et livraison attendue sont visibles par cuisine et gestion.
- Au départ
- La proposition validée, les coordonnées du fournisseur et le créneau de livraison accepté.
- Responsable
- La personne chargée des achats
- Résultat attendu
- Une commande horodatée et accessible avec références, quantités, prix, livraison et confirmation fournisseur.
- À vérifier
- Toute commande orale est retranscrite ; le planning de réception doit correspondre aux commandes confirmées.
Livraison contrôlée
Vérifier avant de ranger
Quantité, qualité, température, prix et écart sont contrôlés à la réception.
- Au départ
- La marchandise livrée, la commande attendue, le bon de livraison et le matériel de contrôle.
- Responsable
- La personne formée qui réceptionne
- Résultat attendu
- Une livraison acceptée, refusée ou acceptée avec réserve, accompagnée des écarts et preuves utiles.
- À vérifier
- Température, intégrité, dates, quantités et prix sont vérifiés avant rangement et signature du bon.
Stock mis à jour
Rendre le prochain calcul fiable
Les quantités reçues et écarts validés alimentent le stock disponible.
- Au départ
- Les quantités acceptées, les substitutions, les refus et les écarts enregistrés à la réception.
- Responsable
- Le réceptionnaire ou le responsable de stock
- Résultat attendu
- Un stock disponible actualisé et des litiges fournisseurs attribués avec prochaine action.
- À vérifier
- La mise à jour est rapprochée du bon accepté ; aucun écart ne disparaît dans le rangement sans traitement.
Les règles qui réduisent ruptures et pertes
Chaque famille a sa fréquence
Le frais n’est pas compté comme l’épicerie ou les boissons.
La commande part d’un besoin
On ne commande pas seulement pour revenir au niveau de la semaine précédente.
La réception précède le rangement
Une livraison non contrôlée rend les stocks et les coûts faux.
Un écart fournisseur est documenté
Manquant, substitution ou variation de prix déclenche une décision visible.
Mettre en place ce fonctionnement
Commencer
Sélectionnez vingt références qui coûtent cher, se perdent vite ou provoquent une rupture visible en service. Pendant deux semaines, reliez prévision, comptage, commande et réception uniquement sur ce périmètre. Étendez ensuite la méthode par famille, pas référence par référence au hasard.
Tenir le rythme
Les besoins sont estimés selon le calendrier des commandes ; les produits critiques suivent un comptage plus fréquent. Chaque livraison est contrôlée immédiatement. Une revue hebdomadaire compare ruptures, pertes, écarts de prix et surstocks pour ajuster les seuils ou les prévisions.
Quand faire intervenir la direction
La direction arbitre un changement de fournisseur, un dépassement d’achat, une rupture qui impose de modifier la carte, un problème sanitaire, une variation de prix importante ou un écart répété. Les quantités habituelles restent décidées dans le cadre validé.
Un exemple : Préparer le service du week-end
Le jeudi, la cuisine estime les besoins à partir des réservations et des ventes des derniers week-ends. Les produits frais et les boissons prioritaires sont comptés. La commande complète seulement l’écart avec un stock de sécurité défini. À la livraison, les quantités et températures sont contrôlées avant rangement ; un produit manquant est remplacé dans le plan de production et le stock est mis à jour.
Les outils utiles
Lightspeed →
Pour relier ventes, inventaire, commandes et pilotage lorsque le restaurant utilise déjà une caisse intégrée.
Zelty →
Pour centraliser commandes, encaissement et opérations dans les établissements orientés restauration.
À mettre en place
- Définir les produits et fréquences de comptage.
- Relier les besoins aux prévisions de production.
- Formaliser le calcul de quantité à commander.
- Contrôler toute livraison avant rangement.
- Mettre à jour le stock et traiter les écarts.
Questions fréquentes
Faut-il compter tout le stock chaque jour ?
Non. Comptez fréquemment les produits chers, périssables ou critiques et espacez les familles plus stables.
Comment définir un stock de sécurité ?
Tenez compte du délai fournisseur, de la variabilité des ventes, du conditionnement et du coût d’une rupture.
Qui valide les commandes ?
Le rôle dépend de la taille du restaurant, mais le seuil de validation et les exceptions doivent être écrits.
Le stock devient fiable lorsque le besoin, le comptage, la commande et la réception forment un cycle continu plutôt que quatre tâches séparées.
Les ressources pour restaurant →