The Done Studio

Les processus : VTC

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’activitéChaque trimestre
  1. Choisir les priorités de croissance : comptes entreprises directs, transferts gares-aéroports, événements, réservations récurrentes et marge hors plateforme
  2. Fixer des objectifs de chiffre d’affaires, marge, ponctualité, qualité et récurrence
  3. Comparer la demande visée aux véhicules, conducteurs, compétences et créneaux disponibles
  4. Comparer chaque mois objectifs, vendu, réalisé, facturé, kilomètres et capacité
Piloter l’exploitation lors d’un point régulierChaque jour
  1. Créer une vue d’exploitation avec missions, moyens, statut, ETA, incident, preuve et marge
  2. Identifier avant départ les risques suivants : réservation non justifiable, vol ou train modifié, zone de prise en charge, attente, véhicule et carte indisponibles
  3. Affecter à chaque écart une action, un responsable et une échéance
  4. Revoir chaque matin absences, véhicules indisponibles, contraintes, retards et priorités
Décider au quotidien sans tout centraliserChaque mois
  1. Déléguer explicitement : réaffectation d’une réservation, véhicule de remplacement déclaré si nécessaire, itinéraire et geste plafonné
  2. Classer chaque arbitrage selon sécurité, client touché, délai, coût et obligation
  3. Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis informer les personnes concernées
  4. Escalader immédiatement accident, personne en danger, marchandise sensible ou document obligatoire absent

Marketing et vente

2 processus
Prendre et qualifier une demande clientÀ chaque demande
  1. Qualifier chaque demande avec : réservation préalable, client, passagers, horaire, prise en charge, destination, bagages, vol ou train et prix convenu
  2. Confirmer le besoin réel, les parties prenantes, le niveau de service et le délai attendu
  3. Vérifier avant chiffrage : justificatif de réservation, carte professionnelle, véhicule et macaron, assurance, capacité et lieu d’attente autorisé
  4. Identifier les documents, autorisations, assurances et preuves attendus
Traiter une réclamation clientÀ chaque réclamation
  1. Constituer le dossier de réclamation avec : justificatif de réservation, prix convenu, conducteur, véhicule, horaires, trajet, échanges et action corrective
  2. Accuser réception et sécuriser immédiatement la personne, le bien ou la suite de service
  3. Comparer commande, planning, géolocalisation autorisée, échanges et preuve de clôture
  4. Qualifier la responsabilité sans promettre une indemnisation non validée

Organisation du travail

3 processus
Planifier les tournées, trajets ou missionsChaque jour
  1. Planifier précisément : preuve de réservation, conducteur, véhicule, horaire, suivi vol-train, point de rencontre, contact et prix
  2. Affecter les moyens selon : carte professionnelle, véhicule inscrit ou remplacement déclaré selon le cas, assurance, disponibilité et présentation
  3. Calculer trajet, temps réaliste, pauses, chargement, attente et marge de sécurité
  4. Vérifier véhicule, équipement, énergie ou carburant, propreté et moyens de communication
Suivre l’exécution et gérer les aléasÀ chaque mission
  1. Standardiser l’exécution : contrôle des justificatifs, arrivée anticipée, accueil identifié, prise en charge réservée, conduite sûre et discrétion
  2. Tracer pendant l’exécution : réservation, chauffeur, véhicule, arrivée, prise en charge, dépose, attente, incident et prix facturé
  3. Comparer l’avancement au planning et recalculer l’heure estimée si nécessaire
  4. Informer rapidement le client d’un écart significatif avec impact et solution proposée
Clôturer une mission avec preuveÀ chaque mission
  1. Clôturer avec les preuves suivantes : réservation préalable, horaires, trajet, prix, paiement, incident éventuel et facture ou reçu
  2. Faire confirmer la réalisation par la personne autorisée ou enregistrer le motif d’absence
  3. Noter précisément réserve, dommage, refus, attente ou prestation partielle
  4. Joindre les photos, scans, signatures et documents attendus sans donnée superflue

Équipe

1 processus
Planifier l’équipe, les absences et les remplacementsÀ chaque remplacement
  1. Créer un plan de remplacement avec compétences, documents, moyens, contacts et limites
  2. Contrôler avant remplacement : carte professionnelle, véhicule autorisé et déclaré si requis, assurance, réservation transmise et présentation client
  3. Transmettre lieux, horaires, contraintes, contacts, preuves et incidents déjà connus
  4. Informer client et terrain lorsque le remplacement modifie une information utile

Finances et administration

2 processus
Payer et encaisser à tempsChaque semaine
  1. Facturer à partir de : réservation préalable, prix convenu, trajet réalisé, attente prévue, paiement et coordonnées de facturation
  2. Contrôler bon de commande, prix, supplément, preuve et coordonnées avant facturation
  3. Émettre la facture dès que les conditions contractuelles sont réunies
  4. Valider chaque dépense avec fournisseur, mission, justificatif et accord prévu
Tenir les dossiers et piloter la rentabilité de l’activitéChaque mois
  1. Créer un budget par mission avec prix, temps, distance, énergie, péage, achats et sous-traitance
  2. Tracer particulièrement les risques de marge : commission plateforme, attente, approche à vide, annulation, parking, nettoyage, recharge ou carburant et retour sans course
  3. Affecter chaque coût au bon client, contrat, tournée ou mission
  4. Comparer prévu, réalisé, facturé et encaissé par mission et par client