The Done Studio

Les processus : Vétérinaire

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’activitéChaque mois
  1. Choisir les priorités du cabinet : consultations, chirurgie, prévention, urgences, espèces prises en charge, hospitalisation et continuité des soins
  2. Fixer des objectifs de délai de rendez-vous, activité, qualité, trésorerie et charge soutenable
  3. Comparer les objectifs aux compétences, locaux, équipements et temps administratif disponibles
  4. Comparer chaque mois les indicateurs propres à l’activité : consultations, chirurgie, prévention, urgences, espèces prises en charge, hospitalisation et continuité des soins
Arbitrer et valider les consultations sans blocageChaque mois
  1. Écrire les décisions délégables avec seuil, délai, information et personne à prévenir
  2. Escalader ou arbitrer sans délai : détresse animale, intoxication, traumatisme, douleur aiguë, zoonose suspectée, rupture de permanence ou médicament à risque
  3. Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis informer les personnes utiles
  4. Réserver au praticien les décisions cliniques, prescriptions, diagnostics, orientations et informations de santé
Centraliser et sécuriser les accès essentielsChaque mois
  1. Tenir à jour les accès critiques : logiciel clinique, dossier animal-détenteur, agenda, laboratoire, imagerie, commandes, registre médicaments et extranet ordinal
  2. Attribuer un accès individuel limité au rôle et aux dossiers réellement nécessaires
  3. Séparer les droits administratifs, financiers et cliniques dans les outils qui le permettent
  4. Retirer ou réattribuer les droits le jour d’un départ ou changement de mission

Marketing et vente

2 processus
Organiser prise de rendez-vous et accueilChaque jour
  1. Créer une trame d’accueil avec identité utile, motif formulé par la personne, délai, professionnel et consignes
  2. Qualifier à l’accueil : espèce, animal, détenteur, motif, urgence, poids si utile, vétérinaire traitant, déplacement et contexte sanitaire
  3. Orienter les situations urgentes ou hors périmètre selon une procédure validée par le praticien
  4. Confirmer date, lieu, durée, documents utiles, tarif applicable et modalités d’annulation
Traiter une réclamation ou un signalementÀ chaque signalement
  1. Créer un registre séparé avec demandeur, faits, impact, pièces, mesure immédiate, réponse et correction
  2. Accuser réception et sécuriser immédiatement la personne, la confidentialité ou la continuité
  3. Rassembler avant de répondre : animal, détenteur, contrat de soins, examen, consentement, devis, ordonnance, délivrance, hospitalisation et échanges
  4. Ne jamais modifier rétrospectivement une trace d’origine ; ajouter une correction datée et attribuée

Organisation du travail

3 processus
Tenir dossier, consentements et documentsÀ chaque dossier
  1. Structurer chaque dossier avec : animal, identification, détenteur, antécédents, poids, examen, diagnostic, prescription, consentement et continuité
  2. Vérifier l’identité et les coordonnées avant création ou fusion d’un dossier
  3. Dater, attribuer et distinguer information reçue, observation, décision et document transmis
  4. Recueillir l’information et l’accord requis avec un support adapté à la situation
Gérer matériel, stérilisation ou stock médicalChaque semaine
  1. Suivre le matériel et les produits suivants : médicaments vétérinaires, vaccins, chaîne du froid, blocs et anesthésie, imagerie, analyseurs, hospitalisation et DASRI
  2. Contrôler avant utilisation intégrité, propreté, fonctionnement, date et conditions de conservation
  3. Isoler immédiatement tout produit ou équipement périmé, endommagé, rappelé ou non conforme
  4. Déclarer panne, exposition ou incident avec personnes concernées, lot, action et remise en service
Dérouler consultation, soin ou suiviÀ chaque consultation
  1. Préparer chaque prise en charge avec : animal et détenteur, motif, antécédents, examen clinique, hypothèses, consentement, prescription et suivi
  2. Vérifier identité, motif, éléments nouveaux, alertes connues et documents reçus
  3. Informer sur la prise en charge proposée, ses limites, alternatives utiles et conditions financières
  4. Arrêter ou orienter la prise en charge dans les situations suivantes : urgence, souffrance, zoonose ou danger sanitaire suspecté, examen impossible, espèce non prise en charge ou continuité non assurée

Équipe

1 processus
Organiser praticiens et remplacementsChaque semaine
  1. Créer une vue de charge avec professionnels, compétences, rendez-vous, tâches, absences et remplaçants
  2. Affecter chaque file, contrôle et tâche sensible à un titulaire et un suppléant
  3. Faire une passation limitée aux informations nécessaires à la continuité de la prise en charge
  4. Vérifier diplôme, inscription, assurance, contrat et droits avant toute prise de poste

Finances et administration

2 processus
Planifier et régler les échéancesChaque semaine
  1. Créer un échéancier avec fournisseur, contrat, commande, livraison, validation et paiement
  2. Comparer facture, produit ou prestation reçue, tarif convenu et centre de coût
  3. Traiter écart, avoir, retour ou litige avant mise en paiement
  4. Revoir chaque semaine échéances, doublons, abonnements, contrats et trésorerie
Suivre facturation et encaissementsChaque semaine
  1. Créer un suivi reliant prise en charge, acte ou prestation, tarif, payeur, règlement et rejet
  2. Vérifier avant facturation : animal et détenteur, acte, devis accepté, médicament délivré, hospitalisation, acompte, assurance éventuelle et règlement
  3. Émettre ou télétransmettre à partir des données validées sans antidater ni facturer un acte non réalisé
  4. Qualifier chaque rejet ou impayé avec motif, pièce, interlocuteur et prochaine action

Qualité et conformité

1 processus
Sécuriser confidentialité et obligations santéChaque mois
  1. Tenir à jour les obligations propres au métier : Ordre, DPE, assurance, code de déontologie, conditions générales de fonctionnement, pharmacie vétérinaire et déclarations ; droits et information : consentement éclairé du détenteur, ordonnance remise, information tarifaire, confidentialité et permanence/continuité affichées
  2. Créer le registre des traitements et l’information remise aux personnes concernées
  3. Vérifier les qualifications, inscriptions et assurances avant exercice ou remplacement
  4. Limiter la collecte, les habilitations et les transmissions aux informations nécessaires