The Done Studio

Les processus : Transport de personnes B2B

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’activitéChaque trimestre
  1. Choisir les priorités de croissance : navettes entreprises, événements, transferts réguliers, contrats-cadres et services à ponctualité élevée
  2. Fixer des objectifs de chiffre d’affaires, marge, ponctualité, qualité et récurrence
  3. Comparer la demande visée aux véhicules, conducteurs, compétences et créneaux disponibles
  4. Comparer chaque mois objectifs, vendu, réalisé, facturé, kilomètres et capacité
Piloter l’exploitation lors d’un point régulierChaque jour
  1. Créer une vue d’exploitation avec missions, moyens, statut, ETA, incident, preuve et marge
  2. Identifier avant départ les risques suivants : liste passagers, capacité, accessibilité, bagages, point de prise en charge, retard amont et correspondance
  3. Affecter à chaque écart une action, un responsable et une échéance
  4. Revoir chaque matin absences, véhicules indisponibles, contraintes, retards et priorités
Décider au quotidien sans tout centraliserChaque mois
  1. Déléguer explicitement : véhicule de remplacement conforme, réaffectation chauffeur, itinéraire alternatif et information du donneur d’ordre
  2. Classer chaque arbitrage selon sécurité, client touché, délai, coût et obligation
  3. Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis informer les personnes concernées
  4. Escalader immédiatement accident, personne en danger, marchandise sensible ou document obligatoire absent

Marketing et vente

2 processus
Prendre et qualifier une demande clientÀ chaque demande
  1. Qualifier chaque demande avec : donneur d’ordre, passagers, horaires, arrêts, capacité, bagages, accessibilité, accueil, retours et niveau de service
  2. Confirmer le besoin réel, les parties prenantes, le niveau de service et le délai attendu
  3. Vérifier avant chiffrage : catégorie de transport, capacité, véhicule, conducteur, documents applicables, temps de service et besoins particuliers
  4. Identifier les documents, autorisations, assurances et preuves attendus
Traiter une réclamation clientÀ chaque réclamation
  1. Constituer le dossier de réclamation avec : réservation, feuille de route, horaires, conducteur-véhicule, échanges, incident, objets trouvés et actions prises
  2. Accuser réception et sécuriser immédiatement la personne, le bien ou la suite de service
  3. Comparer commande, planning, géolocalisation autorisée, échanges et preuve de clôture
  4. Qualifier la responsabilité sans promettre une indemnisation non validée

Organisation du travail

3 processus
Planifier les tournées, trajets ou missionsChaque jour
  1. Planifier précisément : feuille de route, passagers, arrêts, contacts, véhicule, conducteur, temps, accueil, correspondances et solution de secours
  2. Affecter les moyens selon : permis et qualification applicables, repos, capacité, accessibilité, bagages, connaissance du trajet et posture de service
  3. Calculer trajet, temps réaliste, pauses, chargement, attente et marge de sécurité
  4. Vérifier véhicule, équipement, énergie ou carburant, propreté et moyens de communication
Suivre l’exécution et gérer les aléasÀ chaque mission
  1. Standardiser l’exécution : contrôle véhicule, arrivée anticipée, identification, prise en charge, comptage, conduite sûre et information
  2. Tracer pendant l’exécution : présence, départ, arrêts, arrivée, retard, incident, objet oublié, changement et contact donneur d’ordre
  3. Comparer l’avancement au planning et recalculer l’heure estimée si nécessaire
  4. Informer rapidement le client d’un écart significatif avec impact et solution proposée
Clôturer une mission avec preuveÀ chaque mission
  1. Clôturer avec les preuves suivantes : feuille de route, passagers pris en charge selon les données autorisées, horaires, incidents et validation client
  2. Faire confirmer la réalisation par la personne autorisée ou enregistrer le motif d’absence
  3. Noter précisément réserve, dommage, refus, attente ou prestation partielle
  4. Joindre les photos, scans, signatures et documents attendus sans donnée superflue

Équipe

1 processus
Planifier l’équipe, les absences et les remplacementsÀ chaque remplacement
  1. Créer un plan de remplacement avec compétences, documents, moyens, contacts et limites
  2. Contrôler avant remplacement : permis, qualification et repos applicables, véhicule, capacité, accessibilité, feuille de route et contacts
  3. Transmettre lieux, horaires, contraintes, contacts, preuves et incidents déjà connus
  4. Informer client et terrain lorsque le remplacement modifie une information utile

Finances et administration

2 processus
Payer et encaisser à tempsChaque semaine
  1. Facturer à partir de : commande ou contrat, feuille de route, horaires réalisés, prestations, attente et suppléments acceptés
  2. Contrôler bon de commande, prix, supplément, preuve et coordonnées avant facturation
  3. Émettre la facture dès que les conditions contractuelles sont réunies
  4. Valider chaque dépense avec fournisseur, mission, justificatif et accord prévu
Tenir les dossiers et piloter la rentabilité de l’activitéChaque mois
  1. Créer un budget par mission avec prix, temps, distance, énergie, péage, achats et sous-traitance
  2. Tracer particulièrement les risques de marge : attente, amplitude, trajet à vide, annulation, véhicule surdimensionné, parking, accueil et changement tardif
  3. Affecter chaque coût au bon client, contrat, tournée ou mission
  4. Comparer prévu, réalisé, facturé et encaissé par mission et par client