The Done Studio

Les processus : Transport de marchandises

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’activitéChaque trimestre
  1. Choisir les priorités de croissance : lignes régulières, affrètement maîtrisé, chargements rentables, comptes industriels et taux de service élevé
  2. Fixer des objectifs de chiffre d’affaires, marge, ponctualité, qualité et récurrence
  3. Comparer la demande visée aux véhicules, conducteurs, compétences et créneaux disponibles
  4. Comparer chaque mois objectifs, vendu, réalisé, facturé, kilomètres et capacité
Piloter l’exploitation lors d’un point régulierChaque jour
  1. Créer une vue d’exploitation avec missions, moyens, statut, ETA, incident, preuve et marge
  2. Identifier avant départ les risques suivants : poids ou dimensions, marchandise particulière, chargement, arrimage, restrictions, temps conducteur et document absent
  3. Affecter à chaque écart une action, un responsable et une échéance
  4. Revoir chaque matin absences, véhicules indisponibles, contraintes, retards et priorités
Décider au quotidien sans tout centraliserChaque mois
  1. Déléguer explicitement : itinéraire alternatif, arrêt sécurité, changement de tracteur, affrètement autorisé et information immédiate du client
  2. Classer chaque arbitrage selon sécurité, client touché, délai, coût et obligation
  3. Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis informer les personnes concernées
  4. Escalader immédiatement accident, personne en danger, marchandise sensible ou document obligatoire absent

Marketing et vente

2 processus
Prendre et qualifier une demande clientÀ chaque demande
  1. Qualifier chaque demande avec : nature, poids, dimensions, palettes, lieux, créneaux, manutention, contraintes, valeur, incoterm utile et preuve
  2. Confirmer le besoin réel, les parties prenantes, le niveau de service et le délai attendu
  3. Vérifier avant chiffrage : capacité, compatibilité véhicule, charge, arrimage, marchandises réglementées, accès, restrictions et temps réalisable
  4. Identifier les documents, autorisations, assurances et preuves attendus
Traiter une réclamation clientÀ chaque réclamation
  1. Constituer le dossier de réclamation avec : ordre de transport, CMR, réserves, chronologie, données conducteur-véhicule, preuves d’état et échanges
  2. Accuser réception et sécuriser immédiatement la personne, le bien ou la suite de service
  3. Comparer commande, planning, géolocalisation autorisée, échanges et preuve de clôture
  4. Qualifier la responsabilité sans promettre une indemnisation non validée

Organisation du travail

3 processus
Planifier les tournées, trajets ou missionsChaque jour
  1. Planifier précisément : ordre de transport, véhicule, conducteur, itinéraire, chargement, pauses, carburant, CMR ou document applicable et contacts
  2. Affecter les moyens selon : permis et qualification, temps de conduite et repos applicables, carte conducteur, véhicule, charge et restrictions
  3. Calculer trajet, temps réaliste, pauses, chargement, attente et marge de sécurité
  4. Vérifier véhicule, équipement, énergie ou carburant, propreté et moyens de communication
Suivre l’exécution et gérer les aléasÀ chaque mission
  1. Standardiser l’exécution : contrôle avant départ, chargement et arrimage, documents à bord, suivi ETA, pauses réglementaires et alerte
  2. Tracer pendant l’exécution : départ, chargement, poids déclaré, conducteur, véhicule, étapes, temps, incident, ETA et preuve de livraison
  3. Comparer l’avancement au planning et recalculer l’heure estimée si nécessaire
  4. Informer rapidement le client d’un écart significatif avec impact et solution proposée
Clôturer une mission avec preuveÀ chaque mission
  1. Clôturer avec les preuves suivantes : CMR ou document applicable, réserves, quantités, état, signature, horodatage et justificatifs de frais
  2. Faire confirmer la réalisation par la personne autorisée ou enregistrer le motif d’absence
  3. Noter précisément réserve, dommage, refus, attente ou prestation partielle
  4. Joindre les photos, scans, signatures et documents attendus sans donnée superflue

Équipe

1 processus
Planifier l’équipe, les absences et les remplacementsÀ chaque remplacement
  1. Créer un plan de remplacement avec compétences, documents, moyens, contacts et limites
  2. Contrôler avant remplacement : permis, qualification, temps de conduite et repos, carte, véhicule, documents, itinéraire et marchandise
  3. Transmettre lieux, horaires, contraintes, contacts, preuves et incidents déjà connus
  4. Informer client et terrain lorsque le remplacement modifie une information utile

Finances et administration

2 processus
Payer et encaisser à tempsChaque semaine
  1. Facturer à partir de : ordre accepté, tarif, CMR ou preuve applicable, réserves, attente et frais supplémentaires validés
  2. Contrôler bon de commande, prix, supplément, preuve et coordonnées avant facturation
  3. Émettre la facture dès que les conditions contractuelles sont réunies
  4. Valider chaque dépense avec fournisseur, mission, justificatif et accord prévu
Tenir les dossiers et piloter la rentabilité de l’activitéChaque mois
  1. Créer un budget par mission avec prix, temps, distance, énergie, péage, achats et sous-traitance
  2. Tracer particulièrement les risques de marge : kilomètres à vide, attente, péages, carburant, surcharge évitée, affrètement, immobilisation et re-livraison
  3. Affecter chaque coût au bon client, contrat, tournée ou mission
  4. Comparer prévu, réalisé, facturé et encaissé par mission et par client