The Done Studio

Les processus : Syndic

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap du portefeuille de copropriétésChaque trimestre
  1. Choisir les priorités de croissance : copropriétés adaptées à la capacité, mandats rentables, renouvellements préparés et portefeuilles géographiquement cohérents
  2. Fixer des objectifs de portefeuille, chiffre d’affaires, marge, qualité et rétention
  3. Comparer le portefeuille visé à la capacité réelle des gestionnaires et prestataires
  4. Comparer chaque mois objectifs, entrées, sorties, charge, honoraires et marge
Arbitrer et valider l’exploitation sans blocageChaque mois
  1. Déléguer explicitement : mesure conservatoire, devis sous plafond, intervention urgente, relance, information du conseil syndical et escalade
  2. Classer l’arbitrage selon sécurité, délai légal ou contractuel, impact et coût
  3. Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis informer les parties utiles
  4. Escalader immédiatement danger, sinistre majeur, fonds non justifiés ou document obligatoire absent
Centraliser et sécuriser les accès essentielsChaque semaine
  1. Créer une vue portefeuille avec dossier, statut, échéance, incident, flux et prochaine action
  2. Identifier les dossiers à risque : assemblée générale proche, impayé, sinistre, travaux votés, contrat à renouveler, pièce réglementaire absente et demande sans réponse
  3. Affecter à chaque écart un responsable et une échéance
  4. Revoir chaque semaine urgences, retards, impayés, travaux et pièces manquantes

Marketing et vente

2 processus
Développer ou renouveler des mandatsÀ chaque opportunité
  1. Développer le portefeuille avec : prescripteurs locaux, demandes de conseils syndicaux, diagnostic de reprise, proposition de contrat et calendrier de renouvellement
  2. Confirmer l’identité du mandant, son besoin, ses priorités et les décideurs
  3. Qualifier avant proposition : nombre de lots, budget, impayés, travaux, litiges, contrats, sinistres, archives disponibles, fin du mandat actuel et attentes du conseil syndical
  4. Calculer le temps, les prestataires, les frais et la marge attendue
Traiter une réclamation copropriétaire ou occupantÀ chaque réclamation
  1. Constituer la réclamation avec : copropriété, lot, demandeur, règlement, décision d’AG, chronologie, échanges, intervention, facture et réponse
  2. Accuser réception et sécuriser immédiatement la personne, le logement ou l’immeuble si nécessaire
  3. Comparer mandat, chronologie, échanges, décisions, factures et preuves disponibles
  4. Répondre avec faits établis, action, délai et interlocuteur

Organisation du travail

3 processus
Tenir la copropriété et ses lotsÀ chaque nouveau dossier
  1. Ouvrir ou reprendre le dossier avec : règlement et état descriptif, liste des copropriétaires et lots, contrats, comptes, archives, sinistres, travaux, accès et échéances
  2. Vérifier le périmètre confié, la date d’effet, les délégations et les honoraires
  3. Contrôler avant démarrage : mandat et date d’effet, compte séparé et fonds concernés, soldes, registre, fiche synthétique, carnet d’entretien, contrats, assurances et trois derniers procès-verbaux disponibles
  4. Importer les données en conservant leur source et leur date de vérification
Préparer assemblées générales et décisionsChaque jour
  1. Standardiser l’exploitation : ordre du jour, pièces jointes, convocation, pouvoirs, tenue de l’AG, vote, procès-verbal, notification et exécution des décisions
  2. Préparer l’opération à partir des informations vérifiées du dossier
  3. Tracer dans chaque dossier : question inscrite, devis, résolution, vote, réserve, décision, notification, responsable d’exécution et échéance
  4. Informer les parties lorsqu’un délai, un coût ou un résultat change
Suivre appels de fonds, travaux et incidentsÀ chaque événement
  1. Piloter les événements sensibles avec : appel de fonds ou impayé, travaux votés, sinistre, urgence technique, devis, autorisation, prestataire, assurance et information des copropriétaires
  2. Qualifier danger, responsabilité présumée, urgence, accès, assurance et personnes touchées
  3. Déclencher la mesure autorisée puis conserver devis, accord, photos et échanges utiles
  4. Suivre intervention, délai, coût, réserve et conséquence sur le dossier

Équipe

1 processus
Organiser gestionnaires et remplacementsÀ chaque remplacement
  1. Créer une fiche de passation avec portefeuille, urgences, échéances, accès et contacts
  2. Contrôler avant remplacement : portefeuille attribué, prochaines AG, urgences, impayés, travaux, accès, délégations, interlocuteurs et décisions en attente
  3. Transmettre les dossiers sensibles avec faits, pièces et prochaine action
  4. Informer les interlocuteurs lorsque le changement affecte le traitement

Finances et administration

2 processus
Suivre flux, appels de fonds et impayésChaque mois
  1. Créer un budget par mandat avec honoraires, temps standard, frais, prestataires et exceptions
  2. Tracer particulièrement les risques de marge : nombre de lots, AG supplémentaires, sinistres, travaux, impayés, sollicitations, déplacements et prestations particulières
  3. Affecter chaque coût et produit au bon dossier et à la bonne période
  4. Comparer chaque mois prévu, réalisé, facturé, encaissé et temps consommé
Facturer, suivre et relancer les encaissementsChaque semaine
  1. Justifier les flux et honoraires avec : contrat de syndic, période, forfait, prestations particulières autorisées, décisions applicables, temps et justificatifs
  2. Contrôler montant, autorisation, imputation et coordonnées avant émission ou paiement
  3. Rapprocher les mouvements et traiter immédiatement les écarts
  4. Relancer avec référence, montant, échéance, pièce et prochaine étape

Qualité et conformité

1 processus
Tenir procès-verbaux, contrats et obligations en règleChaque mois
  1. Tenir à jour les obligations applicables : carte professionnelle adaptée, RCP, garantie financière selon détention de fonds, mandat, compte séparé, registre national, fiche synthétique, carnet d’entretien et documents accessibles
  2. Vérifier avant action la validité du mandat, du pouvoir et de la pièce requise
  3. Conserver la preuve, sa date, sa source et sa durée de validité
  4. Ne pas utiliser une donnée ou un fonds au-delà du mandat et de la finalité autorisés