The Done Studio

Les processus : Société de recouvrement

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’activitéChaque mois
  1. Choisir les priorités de l’activité : recouvrement amiable B2B ou B2C, typologie de créances, encours confiés, accords, paiements, contestations, délais et reversements
  2. Fixer les objectifs de dossiers, revenus, récurrence, délai, qualité et risque
  3. Comparer chaque mois demandes, transformations, portefeuille, incidents, revenus et rentabilité
  4. Ne pas développer une activité sans statut, capacité, assurance, partenaire et contrôle adaptés
Arbitrer et valider les dossiers sans blocageChaque semaine
  1. Écrire les décisions délégables avec seuil, délai, preuve et personne à informer
  2. Escalader ou arbitrer sans délai : créance prescrite ou contestée, paiement direct, débiteur vulnérable, usurpation, procédure collective, menace, frais indus ou confusion avec l’exécution forcée
  3. Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis faire valider l’action engageante
  4. Revoir chaque mois les décisions tardives, non tracées ou prises hors délégation
Centraliser et sécuriser les accès essentielsChaque mois
  1. Tenir à jour les accès critiques : logiciel recouvrement, téléphonie enregistrée selon cadre, GED, banque ou compte affecté applicable, portail client, paiements et export des campagnes
  2. Attribuer un accès individuel limité au portefeuille et aux opérations nécessaires
  3. Retirer les droits le jour du départ ou du changement d’habilitation
  4. Tester chaque mois doubles authentifications, comptes inactifs, exports et accès anormaux

Marketing et vente

2 processus
Qualifier le besoin et le profil clientÀ chaque demande
  1. Qualifier chaque demande avec : créancier, débiteur, contrat ou facture, preuve de prestation, montant détaillé, échéance, prescription, relances, contestation et procédure existante
  2. Recueillir les informations nécessaires sans orienter les réponses ni masquer les risques
  3. Vérifier cohérence, complétude, justificatifs et personnes habilitées à décider
  4. S’abstenir de proposer ou d’agir lorsque les informations indispensables manquent
Qualifier, proposer et conclure une solution ou un contratÀ chaque proposition
  1. Formaliser la proposition avec : mandat de recouvrement, périmètre amiable, créances acceptées, honoraires, reversements, reporting, données, sortie et passage éventuel au judiciaire
  2. Comparer la solution au profil et expliquer les écarts, limites, exclusions et alternatives
  3. Remettre les informations et preuves requises avant l’engagement du client
  4. Ne jamais présenter comme garanti un résultat, un rendement, une acceptation ou un recouvrement incertain

Organisation du travail

2 processus
Constituer un dossier completÀ chaque dossier
  1. Ouvrir chaque dossier avec : créancier, débiteur, origine de la dette, contrat, facture, livraison ou prestation, principal, intérêts, échéance, relances et mandat
  2. Vérifier identité, coordonnées, capacité, pouvoirs et cohérence des pièces
  3. Réaliser avant toute action : mandat, créance certaine liquide et exigible, identité, pièces, prescription, contestation, procédure collective et absence de titre ou procédure incompatible
  4. Classer questionnaire, justificatifs, propositions, décisions, contrats et preuves de remise
Coordonner partenaires, contrats ou placementsChaque jour
  1. Coordonner les tiers et opérations suivants : créancier, débiteur, service comptable, médiateur, mandataire judiciaire, commissaire de justice ou avocat lorsque mandaté
  2. Transmettre uniquement les pièces autorisées et conserver la preuve d’envoi
  3. Qualifier chaque retour, demande complémentaire, refus ou condition avant de répondre au client
  4. Relancer chaque semaine les éléments sans réponse et escalader les échéances menacées

Équipe

2 processus
Organiser les portefeuilles et remplacementsChaque semaine
  1. Tenir une matrice compétences, statuts, produits, portefeuilles, titulaires et suppléants
  2. Séparer conseil, validation et mouvement sensible lorsque le risque le justifie
  3. Revoir chaque semaine absences, charge, habilitations et échéances sans couverture
Transmettre un dossier en cas d’absenceÀ chaque absence
  1. Organiser la passation avec : mandat, créancier, débiteur, origine, pièces, montant, exigibilité, prescription, contacts, contestation, accord, paiement et prochaine action
  2. Transmettre uniquement les informations nécessaires par les canaux autorisés
  3. Faire confirmer la reprise des urgences, accès et prochaines actions

Finances et administration

2 processus
Planifier et régler les échéancesChaque semaine
  1. Créer un échéancier des fournisseurs, abonnements, reversements, remboursements et validations
  2. Comparer facture ou bordereau, contrat, service ou flux reçu, montant et autorisation
  3. Rapprocher chaque semaine doublons, avoirs, paiements, reversements et banque
Suivre la rentabilité du portefeuilleChaque mois
  1. Définir les temps, coûts, revenus et risques attendus par type de dossier
  2. Imputer temps, frais, reprises, partenaires et incidents au bon portefeuille
  3. Comparer chaque mois volume, conversion, revenu, coût de service, risque et marge
  4. Revoir le segment, le partenaire ou le prix avant de poursuivre un portefeuille durablement déficitaire

Qualité et conformité

1 processus
Sécuriser conformité réglementaireChaque mois
  1. Tenir à jour les obligations propres au métier : déclaration d’activité et assurance applicables, mandat, CPCE, mentions de mise en demeure, pratiques loyales, frais, données, encaissements et réclamations
  2. Actualiser connaissance client, vigilances, consentements et preuves de conseil selon le risque
  3. Qualifier tout conflit, anomalie, soupçon ou manquement et appliquer l’escalade prévue
  4. Revoir chaque trimestre contrôles, dossiers échantillonnés, réclamations et plans de correction