The Done Studio

Les processus : Services à la personne

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’activitéChaque mois
  1. Choisir le positionnement : panier d’activités SAP, publics, modes d’intervention, territoires, prescripteurs, amplitudes et niveau de continuité selon autorisations et capacité
  2. Fixer objectifs de demandes, heures ou actes, occupation, qualité, délai, trésorerie et marge soutenable
  3. Comparer chaque nouvelle demande aux compétences, temps, déplacements, risques et capacité de remplacement
  4. Comparer chaque semaine charge prévue, charge réalisée, absences, kilomètres, passages critiques et heures non couvertes
Arbitrer et valider les tournées sans blocageChaque jour
  1. Écrire les décisions délégables avec niveau de risque, délai, mesure immédiate et personne à prévenir
  2. Qualifier immédiatement : absence sur passage essentiel, bénéficiaire fragile, changement de plan d’aide, intervenant non adapté, dépassement du contrat, accident, clé perdue ou réclamation familiale
  3. Protéger d’abord la personne et l’intervenant puis appeler le service compétent lorsque la situation l’exige
  4. Décider maintien, adaptation, remplacement, report, interruption ou escalade et prévenir les personnes utiles
Centraliser et sécuriser les accès essentielsChaque mois
  1. Tenir les accès et moyens critiques : logiciel de planning, télégestion, dossiers bénéficiaires, clés et codes, espace NOVA, facturation, paie, téléphones et comptes administrateurs
  2. Donner à chaque personne un accès individuel limité aux missions et informations nécessaires
  3. Transmettre une clé ou un code contre trace puis en organiser la restitution ou le changement
  4. Retirer les accès le jour d’un départ, d’une fin de mission ou d’un changement de secteur

Marketing et vente

2 processus
Traiter une réclamation ou signalementÀ chaque signalement
  1. Tracer les signalements propres au métier : passage manqué, retard, tâche non prévue, attitude, dommage, confidentialité, facturation, changement d’intervenant, plan d’aide ou avantage fiscal
  2. Accuser réception et protéger immédiatement la personne, l’intervenant, les données ou les éléments de preuve
  3. Comparer contrat ou prescription, planning, pointage, transmissions, échanges, facturation et version des personnes
  4. Décider vérification terrain, changement d’intervenant, correction, remboursement, déclaration ou signalement adapté
Accueillir un nouveau bénéficiaire ou patientÀ chaque demande
  1. Qualifier la nouvelle demande avec : demandeur, bénéficiaire, activité parmi le périmètre SAP, autonomie, financement, plan d’aide, mode d’intervention, fréquence, risques, horaires et contact de confiance
  2. Clarifier les tâches attendues, limites, habitudes utiles, risques du domicile et niveau de continuité
  3. Vérifier zone, accès, trajet, compétence, disponibilité, matériel et solution de remplacement
  4. Présenter mode d’intervention, prix, frais, contrat, annulation, traitement des données et interlocuteur

Organisation du travail

3 processus
Planifier interventions, tournées ou soinsChaque jour
  1. Cartographier la tournée avec : bénéficiaires, activités, niveau de priorité, autorisations, qualifications, temps contractualisé, secteurs, clés et contacts
  2. Affecter chaque passage selon compétence, relation de continuité, zone, contrat, temps et charge réelle
  3. Construire le planning en intégrant : temps de trajet, télégestion, amplitudes, pauses, continuité des bénéficiaires fragiles, remplacements, réunions et aléas
  4. Confirmer les passages sensibles et vérifier la disponibilité des clés, documents et matériels
Suivre matériel et incidentsChaque semaine
  1. Inventorier et suivre : téléphones, véhicules, badges, clés, équipements de protection, aides techniques autorisées, documents, consommables et moyens d’alerte
  2. Définir pour chaque élément responsable, emplacement, quantité, contrôle, entretien, remplacement et secours
  3. Préparer avant départ le matériel propre, chargé, complet et adapté aux missions de la tournée
  4. Isoler et traiter les incidents liés à : accident du travail, chute, exposition, dommage au domicile, clé perdue, rupture de passage, matériel d’aide ou défaut de télégestion
Transmettre consignes et observationsÀ chaque intervention
  1. Structurer chaque transmission avec : bénéficiaire, mission, horaire, fait observé, prestation réalisée, refus, écart, alerte, contact joint et suite attendue
  2. Consulter avant le passage les seules consignes à jour nécessaires à la mission
  3. Tracer après le passage ce qui a été fait, refusé, modifié, observé et laissé en attente
  4. Distinguer clairement fait observé, propos rapporté, action réalisée et appréciation professionnelle

Équipe

1 processus
Organiser remplacements et continuitéChaque semaine
  1. Organiser les relais avec : activités autorisées, profils intervenants, qualifications, restrictions, disponibilités, secteurs, bénéficiaires habituels et remplaçants validés
  2. Identifier les passages qui ne peuvent pas être reportés et préparer au moins une solution de remplacement
  3. Contacter le remplaçant avec mission, horaire, accès, risques, habitudes utiles et personne à joindre
  4. Informer la personne accompagnée ou son contact du changement et confirmer l’identité du remplaçant

Finances et administration

2 processus
Planifier et régler les échéancesChaque semaine
  1. Prévoir et contrôler les dépenses de : salaires, charges, indemnités, véhicules, télégestion, téléphonie, assurances, équipements, formation, recrutement et sous-traitance autorisée
  2. Rapprocher commande ou contrat, réception, bénéficiaire ou secteur, facture, avoir et échéance
  3. Contrôler les notes de frais avec date, motif, trajet, justificatif, règle applicable et validation
  4. Revoir chaque semaine factures, prélèvements, doublons, litiges, remboursements et trésorerie disponible
Suivre facturation et encaissementsChaque semaine
  1. Prouver et facturer selon : devis et contrat, mode d’intervention, heures validées, plan d’aide, prix HT et TTC, frais annexes annoncés, acompte éventuel et attestation fiscale
  2. Rapprocher planning, validation terrain, modification autorisée, tarification, aide éventuelle et reste à facturer
  3. Émettre la facture ou télétransmission avec dates, détail, prix, frais, avances et mentions applicables
  4. Traiter chaque rejet ou contestation à partir de la pièce manquante, du motif et du délai de correction

Qualité et conformité

1 processus
Tenir droits, prescriptions et justificatifs en règleChaque mois
  1. Sécuriser les obligations propres au métier : activités SAP déclarées, mode prestataire, mandataire ou mise à disposition, NOVA, déclaration, agrément ou autorisation selon public, assurance, prix et attestations fiscales
  2. Vérifier avant démarrage : activité réellement couverte, public concerné, territoire, mode d’intervention, contrat, devis, qualification annoncée et avantage fiscal présenté sans ambiguïté
  3. Attribuer chaque obligation à un responsable avec échéance, preuve et procédure de renouvellement
  4. Contrôler chaque mois dossiers incomplets, justificatifs expirés, changements de situation et actions ouvertes