The Done Studio

Les processus : Secrétariat externalisé

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’activitéChaque trimestre
  1. Choisir les priorités de croissance : permanence récurrente, gestion d’agenda, qualification des appels et suivi des messages
  2. Fixer des objectifs de chiffre d’affaires, marge, taux de charge et récurrence
  3. Comparer chaque mois objectifs, signé, produit, facturé et capacité disponible
  4. Ne pas lancer une nouvelle offre sans problème cible, résultat, coût et preuve de demande
Décider sans tout reprendre soi-mêmeChaque mois
  1. Déléguer explicitement : prise de rendez-vous, priorisation, rappel, transmission urgente et application d’une consigne écrite
  2. Classer chaque blocage selon impact client, délai, qualité, marge et conformité
  3. Faire remonter immédiatement risque légal, fuite de données, conflit d’intérêts ou dérive majeure
  4. Revoir chaque mois les décisions remontées inutilement au dirigeant
Centraliser et sécuriser les accès essentielsChaque mois
  1. Sécuriser les accès suivants : téléphonie, agendas, boîtes partagées, fichiers contacts, scripts d’appel et dossiers de rendez-vous
  2. Attribuer des accès nominatifs selon la mission et les retirer à la fin du besoin
  3. Contrôler chaque mois comptes partagés, anciens utilisateurs et droits excessifs

Marketing et vente

2 processus
Développer les opportunitésChaque semaine
  1. Définir les signaux qui caractérisent un prospect réellement qualifié
  2. Activer les canaux suivants : réseau professions libérales, TPE, centres d’affaires, recommandations et démonstrations de permanence
  3. Tracer source, besoin, interlocuteur, échéance, valeur et prochaine action dans le CRM
  4. Mesurer chaque mois rendez-vous, propositions, signatures, cycle et marge par source
Qualifier, proposer et conclure une mission claireÀ chaque opportunité
  1. Créer une trame de découverte avec situation, problème, impact, décision et calendrier
  2. Qualifier la mission avec : volumes, horaires, motifs, agendas, urgences, script, données collectées et niveau de transfert
  3. Rédiger une proposition avec livrables, exclusions, méthode, planning, prix et responsabilités
  4. Ne jamais promettre un résultat dépendant d’une donnée, validation ou action client non sécurisée

Organisation du travail

2 processus
Cadrer une mission ou une étudeÀ chaque mission
  1. Cadrer précisément : plages horaires, motifs, scripts, règles d’urgence, agendas, comptes rendus et débordement
  2. Nommer décideur, contributeurs, valideurs et interlocuteur opérationnel
  3. Confirmer outils, accès, données attendues, calendrier et règles de changement
  4. Aucun travail hors périmètre sans impact délai, prix et responsabilité accepté par écrit
Collecter les informations utilesÀ chaque phase
  1. Obtenir et contrôler : consignes, contacts, disponibilités, réponses types, règles d’urgence et informations autorisées
  2. Attribuer à chaque entrée une source, un propriétaire, une échéance et un niveau de sensibilité
  3. Contrôler complétude, période, définition, cohérence et droit d’utilisation avant analyse
  4. Relancer les manques avec leur impact explicite sur le délai et la fiabilité

Équipe

2 processus
Organiser les missions et remplacementsChaque semaine
  1. Planifier selon les compétences nécessaires : accueil téléphonique, agenda, qualification, rédaction, gestion d’urgence et confidentialité
  2. Affecter une personne uniquement si capacité, compétence et accès sont disponibles
  3. Ne pas masquer une surcharge par des délais irréalistes ou du temps non déclaré
  4. Comparer chaque semaine charge prévue, charge consommée et reste à produire
Transmettre une mission en cas d’absenceÀ chaque transmission
  1. Transmettre obligatoirement : consignes du jour, agendas, appels attendus, urgences, messages ouverts et changements de script
  2. Partager les dernières versions, décisions, accès et prochaines échéances
  3. Faire reformuler au remplaçant le prochain résultat attendu et les points sensibles
  4. Tester chaque trimestre la reprise d’une mission prioritaire sans son titulaire

Finances et administration

2 processus
Planifier et régler les échéancesChaque semaine
  1. Créer un calendrier des fournisseurs, abonnements, charges, taxes et échéances
  2. Valider chaque facture avec commande, service rendu, mission imputée et conditions convenues
  3. Classer facture, justificatif, validation et paiement dans le dossier prévu
  4. Prévoir chaque mois les sorties de trésorerie des huit semaines suivantes
Suivre la marge des missionsChaque mois
  1. Créer un budget de mission avec prix, temps, achats, sous-traitance et marge cible
  2. Tracer particulièrement les risques de marge : pics d’appels, appels longs, débordement horaire, agendas multiples et comptes rendus détaillés
  3. Comparer vendu, consommé, reste à faire, facturé et encaissé par mission
  4. Traiter toute dérive avant de compenser silencieusement par du temps non facturé

Qualité et conformité

1 processus
Sécuriser contrats et confidentialitéÀ chaque mission
  1. Sécuriser en priorité : identité, secret des correspondances, données de santé éventuelles, enregistrement et consentement
  2. Faire signer les engagements nécessaires avant tout accès ou échange sensible
  3. Ne collecter, partager ou conserver que les informations nécessaires et autorisées
  4. Archiver ou supprimer accès, données et versions selon le contrat et la durée prévue