The Done Studio

Les processus : Salle de sport

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’activitéChaque mois
  1. Choisir le positionnement : abonnements, accès libre, cours collectifs et coaching, zones, amplitudes, capacité, affluence, équipements, masse salariale, rétention et marge
  2. Fixer objectifs de prospects, essais, ventes, assiduité, renouvellements, chiffre, satisfaction et marge
  3. Comparer chaque nouvelle offre aux qualifications, espaces, équipements, temps, sécurité et demande disponible
  4. Comparer chaque semaine demandes, essais, remplissage, annulations, créneaux sous-utilisés et capacité restante
Arbitrer et valider les séances sans blocageChaque jour
  1. Écrire les décisions autorisées avec seuil d’arrêt, mesure immédiate, personne à prévenir et délai de réponse
  2. Qualifier immédiatement : accident, malaise, machine défectueuse, sol glissant, affluence excessive, coach absent, comportement dangereux, accès frauduleux ou violence signalée
  3. Arrêter l’exercice, sécuriser la zone et appeler les secours lorsque les signes ou circonstances l’exigent
  4. Décider reprise adaptée, changement, report, remboursement, exclusion temporaire, déclaration ou escalade
Centraliser et sécuriser les accès essentielsChaque mois
  1. Tenir les accès critiques : contrôle d’accès, CRM adhérents, caisse, prélèvements SEPA, réservations, planning, vidéosurveillance si utilisée, vestiaires, alarmes et comptes administrateurs
  2. Attribuer un compte individuel limité aux fonctions, clients, créneaux et données nécessaires
  3. Retirer les accès le jour d’un départ, d’une fin de mission ou d’un changement de rôle
  4. Tester chaque mois droits, doubles authentifications, sauvegardes, récupération des comptes et accès physiques

Marketing et vente

3 processus
Attirer de nouveaux adhérents ou clientsChaque semaine
  1. Activer les canaux adaptés : fiche Google, site, réseaux, offres d’essai, visites, parrainage, entreprises locales, partenaires de quartier et campagnes selon capacité réelle
  2. Tenir à jour fiche Google, site, horaires, photos, tarifs d’appel et moyens de réservation
  3. Qualifier chaque demande avec objectif, niveau, disponibilité, lieu, format, budget et date de démarrage
  4. Proposer un essai ou un échange adapté puis confirmer lieu, horaire, tenue, matériel et conditions
Qualifier, proposer et conclure un abonnement ou accompagnementÀ chaque vente
  1. Décrire l’offre avec : services inclus, accès et horaires, prix total et frais, durée, reconduction, conditions de suspension et résiliation, règlement intérieur, médiateur et rétractation à distance
  2. Qualifier objectif, expérience, contraintes déclarées, disponibilités, préférences et niveau d’autonomie
  3. Présenter la formule, les frais, les conditions, le règlement intérieur, les données utilisées et l’interlocuteur
  4. Remettre le contrat et les informations nécessaires puis enregistrer l’accord et le moyen de paiement
Traiter une réclamation clientÀ chaque réclamation
  1. Tracer les réclamations propres au métier : accès, propreté, machine, cours annulé, affluence, comportement, accident, prélèvement, engagement, suspension, résiliation ou frais non compris
  2. Accuser réception, sécuriser la personne ou le matériel et conserver les éléments utiles
  3. Comparer réservation, contrat, consignes, présence, programme, équipement, échanges et paiements
  4. Analyser chaque mois les récurrences par offre, coach, créneau, équipement, canal et cause

Organisation du travail

2 processus
Planifier cours, séances ou programmesChaque jour
  1. Cartographier le planning avec : cours, coachs, diplômes, salles, jauges, matériel, ouverture, accueil, nettoyage, maintenance, listes d’attente et pics d’affluence
  2. Affecter chaque séance selon objectif, niveau, capacité, qualification, espace et matériel disponible
  3. Construire chaque séance en intégrant : ouverture de la zone, contrôle du matériel, accueil, capacité, présence du coach, déroulé, surveillance, rangement, nettoyage et fermeture
  4. Confirmer réservation, lieu, heure, accès, tenue, matériel et règle d’annulation
Suivre progression et assiduitéÀ chaque séance
  1. Suivre uniquement les éléments utiles : fréquentation, assiduité, cours utilisés, coaching réservé, satisfaction, suspension, renouvellement, résiliation et données de performance réellement consenties
  2. Noter après la séance présence, contenu réalisé, difficulté, ressenti, incident et ajustement convenu
  3. Comparer régulièrement progression observée, assiduité, récupération déclarée et objectif initial
  4. Adapter durée, intensité, exercice ou fréquence dans les limites de compétence et orienter si nécessaire

Équipe

1 processus
Organiser coachs et remplacementsChaque semaine
  1. Organiser l’équipe et les relais avec : accueil, plateau, cours, disciplines, diplômes, cartes professionnelles, amplitudes, pauses, ouvertures, fermetures et remplaçants validés
  2. Construire le planning d’accueil et d’encadrement selon affluence, capacité, compétences et temps de préparation
  3. Vérifier avant remplacement la qualification exacte, l’assurance, la disponibilité et les limites de l’intervenant
  4. Transmettre au remplaçant groupe, niveau, objectif, matériel, consignes, incidents connus et personne à joindre

Finances et administration

2 processus
Planifier et régler les échéancesChaque semaine
  1. Prévoir et contrôler les dépenses de : loyer, énergie, équipements achetés ou loués, maintenance, logiciel, assurance, nettoyage, sécurité, musique, consommables et prestataires
  2. Rapprocher commande ou contrat, réception, facture, avoir, responsable et échéance
  3. Contrôler les notes de frais avec date, motif, trajet, justificatif et validation
  4. Revoir chaque semaine factures, prélèvements, doublons, litiges et trésorerie disponible
Suivre abonnements, paiements et margeChaque semaine
  1. Prouver les revenus selon : contrat d’adhésion, frais annoncés, période d’engagement, prélèvements, rejets, suspension, résiliation, reconduction, coaching additionnel et remboursement
  2. Rapprocher ventes, inscriptions, séances réalisées, échéances, encaissements, rejets, avoirs et remboursements
  3. Relancer un impayé avec montant, motif, échéance, historique et solution prévue au contrat
  4. Contrôler chaque semaine paiements attendus, reçus, rejetés, contestés et encore à traiter

Qualité et conformité

1 processus
Tenir consignes, assurances et affichages en règleChaque mois
  1. Sécuriser le cadre professionnel : statut d’EAPS, assurance, diplômes et cartes professionnelles visibles, règles d’hygiène et de sécurité, tableau des secours, trousse, affichage Signal-Sports, obligations ERP et information consommateur
  2. Vérifier chaque intervenant avec : discipline enseignée, diplôme et prérogatives, carte professionnelle ou attestation de stagiaire, validité, assurance et affichage au public
  3. Rendre visibles dans l’établissement les diplômes et cartes requis, l’assurance, les consignes de sécurité, les secours et les informations de signalement applicables
  4. Maintenir une trousse de secours, un moyen d’alerte et les coordonnées nécessaires pour déclencher rapidement les secours