The Done Studio

Les processus : Pharmacie

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

2 processus
Piloter l’activité et les risques de l’officineChaque mois
  1. Définir les priorités de l’officine par besoins du territoire, typologie de patients, prescriptions, saisonnalité, gardes et missions de santé
  2. Évaluer chaque nouvelle gamme ou mission selon utilité sanitaire, compétence, espace, équipement, traçabilité, rémunération et charge
  3. Analyser chaque mois chiffre d’affaires, marge, rotation, démarque, stock dormant, tiers payant, honoraires et trésorerie
  4. Ne jamais laisser un objectif commercial influencer l’analyse pharmaceutique, le conseil ou la décision de délivrer
Contrôler les accès et la continuitéChaque mois et à chaque départ
  1. Cartographier les accès au logiciel métier, Dossier Pharmaceutique, messagerie sécurisée, télétransmission, commandes, caisse, vidéosurveillance et banque
  2. Attribuer un compte nominatif avec rôle, droits minimaux, authentification adaptée et date de fin pour chaque professionnel
  3. Remettre au nouvel arrivant les accès utiles après vérification du statut, des compétences et des engagements de confidentialité

Organisation du travail

3 processus
Sécuriser le traitement des ordonnances et demandesÀ chaque demande
  1. Vérifier identité du patient, authenticité et validité de l’ordonnance, prescripteur, date, renouvellement et règles particulières
  2. Analyser indication connue, posologie, dose, durée, voie, contre-indications, interactions, redondances, allergies et traitements disponibles
  3. Consulter et alimenter le Dossier Pharmaceutique selon les droits du patient et tracer toute opposition prévue par le dispositif
  4. Contacter le prescripteur et documenter l’échange avant toute adaptation ou refus nécessaire à la sécurité du patient
Suivre les stocks, commandes et rupturesChaque jour
  1. Définir seuils minimum-maximum, produits critiques, saisonnalité, délai fournisseur, commandes patients et solution en cas de rupture
  2. À réception, contrôler fournisseur, référence, quantité, intégrité, lot, péremption, température requise et écart à la commande
  3. Ranger par conditions de conservation et péremption la plus proche, avec accès sécurisé pour les produits réglementés
  4. Traiter toute alerte de retrait ou rappel en bloquant, recherchant, retirant et traçant exhaustivement les lots concernés
Piloter les missions santé et la traçabilitéChaque jour, synthèse mensuelle
  1. Tenir la matrice des missions proposées avec professionnels habilités, formation, local, matériel, protocole, urgence et facturation
  2. Vérifier avant l’acte identité, âge, éligibilité, recommandations en vigueur, contre-indications, prescription éventuelle et consentement
  3. Préparer un espace confidentiel, propre et équipé puis vérifier produit, matériel, lot, péremption et conduite d’urgence
  4. Réaliser la mission dans la limite de la compétence autorisée et arrêter pour avis médical au moindre critère d’exclusion

Équipe

1 processus
Organiser l’équipe et les remplacementsChaque semaine
  1. Tenir pour chaque membre diplôme, inscription ou autorisation utile, contrat, rôle, formations, habilitations et échéances
  2. Construire le planning avec présence pharmaceutique, affluence, gardes, comptoir, back-office, stock et missions sur rendez-vous
  3. À chaque absence, requalifier les actes maintenus, reportés ou réaffectés selon les professionnels réellement présents

Finances et administration

1 processus
Rapprocher les encaissements et le tiers payantChaque jour, synthèse mensuelle
  1. Paramétrer caisse et facturation avec droits, régimes, complémentaires, produits, honoraires, missions, substitutions et contrôles de cohérence
  2. Qualifier chaque rejet par patient, facture, organisme, motif, pièce manquante, correction, nouvelle transmission et échéance
  3. Rapprocher chaque jour caisse, espèces, cartes, virements, tiers payant, retours, rejets et annulations
  4. Contrôler chaque mois taux de rejets, doubles paiements, créances anciennes, avoirs, écarts de caisse et rémunérations attendues

Qualité et conformité

1 processus
Tenir les obligations de l’officine en règleChaque mois et selon échéance
  1. Centraliser autorisations, inscriptions ordinales, diplômes, remplacements, assurances, gardes, contrats, contrôles et déclarations de l’officine
  2. Tenir des procédures versionnées pour dispensation, stupéfiants, chaîne du froid, retraits-rappels, vigilances, déchets, données et continuité
  3. Auditer chaque mois ordonnancier, stupéfiants, températures, retraits, périmés, vigilances, accès, incidents et actions correctives
  4. Ne jamais antidater, supprimer, masquer ni reconstituer sans mention une délivrance, un lot, une température, un incident ou un enregistrement obligatoire