The Done Studio

Les processus : Organisme de formation

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’organismeChaque trimestre
  1. Choisir les priorités de développement : formations demandées, clients récurrents, sessions remplies, financements maîtrisés et résultats démontrables
  2. Fixer des objectifs de chiffre d’affaires, remplissage, réussite, satisfaction et marge
  3. Comparer les objectifs à la capacité des formateurs, ressources, outils et financements
  4. Comparer chaque mois demandes, inscriptions, démarrages, abandons, résultats et marge
Décider au quotidien sans tout centraliserChaque mois
  1. Déléguer explicitement : maintien ou report sous critères, adaptation pédagogique, remplacement formateur, relance dossier et geste plafonné
  2. Classer chaque arbitrage selon apprenant touché, obligation, délai, coût et continuité
  3. Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis informer les parties utiles
  4. Escalader immédiatement danger, atteinte à une personne, fraude, donnée exposée ou preuve obligatoire absente
Centraliser et sécuriser les accès essentielsChaque mois
  1. Tenir à jour les accès critiques : CRM, LMS, fichiers apprenants, plateforme financeur, signatures, évaluations, facturation, sauvegardes et comptes nominatifs
  2. Attribuer un accès individuel limité au rôle réellement exercé
  3. Retirer ou réattribuer les droits dès un départ ou changement de mission
  4. Tester chaque mois les accès critiques et les procédures de récupération

Marketing et vente

2 processus
Développer les inscriptionsChaque semaine
  1. Construire l’acquisition avec : entreprises, particuliers, prescripteurs, appels d’offres, OPCO selon le dossier, contenu expert et mesure des inscriptions rentables
  2. Qualifier objectif, prérequis, disponibilité, financement envisagé et décideurs
  3. Mesurer chaque semaine demandes, rendez-vous, admissibles, inscriptions et coût d’acquisition
  4. Ne pas promettre financement, certification ou résultat avant vérification du dossier
Qualifier, proposer et conclure une formationÀ chaque demande
  1. Créer une trame d’entretien avec besoin, objectifs, prérequis, modalités, prix et financement
  2. Vérifier avant engagement : besoin, public, prérequis, objectifs, programme, dates, prix, financement envisagé, délai de rétractation applicable et signataire
  3. Vérifier devis, convention ou contrat, accord, pièces et délai avant confirmation
  4. Mesurer propositions, inscriptions, pertes, délais de décision et causes de refus

Organisation du travail

2 processus
Planifier sessions, formateurs et ressourcesChaque semaine
  1. Planifier et sécuriser : dates, seuil de maintien, formateur compétent, contrat, salle ou classe virtuelle, matériel, convocations et solution de remplacement
  2. Vérifier disponibilité, compétence, contrat, équipement et temps de préparation de l’intervenant
  3. Envoyer convocations, accès, prérequis, horaires et contacts utiles
  4. Revoir chaque semaine conflits, absences, seuils de maintien et solutions de remplacement
Construire et mettre à jour une formationÀ chaque création
  1. Concevoir le parcours avec : analyse du besoin, public, prérequis, objectifs opérationnels, séquences, méthodes, accessibilité, évaluations et critères de réussite
  2. Découper le parcours en séquences, activités, ressources, durées et évaluations
  3. Prévoir positionnement, adaptations, accessibilité et accompagnement
  4. Faire relire le fond, les consignes, les évaluations et la charge réelle

Équipe

2 processus
Intégrer un nouveau collaborateur et remplacer un formateur absentÀ chaque arrivée
  1. Créer un parcours d’intégration avec rôle, outils, procédures, observations et validations
  2. Vérifier compétences, pièces contractuelles, posture, accès et limites de décision
  3. Valider l’autonomie sur une situation réelle avant prise en charge complète
Gérer les formateurs et intervenantsChaque semaine
  1. Créer une vue de charge avec rôle, sessions, dossiers, support, échéances et remplaçant
  2. Prévoir le remplacement sur : programme, déroulé, groupe, adaptations, salle ou lien, supports, évaluations, accès et contacts d’urgence
  3. Faire une passation des dossiers sensibles avec faits, pièces et prochaine action
  4. Revoir chaque semaine surcharge, absences, compétences manquantes et renforts

Finances et administration

2 processus
Planifier et régler les échéancesChaque semaine
  1. Créer un échéancier avec fournisseur, intervenant, période, pièce, validation et paiement
  2. Comparer facture, contrat, réalisation, temps ou livrable et conditions convenues
  3. Revoir chaque semaine échéances, doublons, litiges, avoirs et trésorerie
Suivre l’activité et la margeChaque mois
  1. Créer un budget par offre avec prix, financement, temps, intervenants, outils et frais
  2. Affecter précisément les risques de marge : préparation, animation, coordination, location, déplacement, plateforme, sous-traitance, session annulée et reprise non facturée
  3. Comparer chaque mois prévu, réalisé, facturé, encaissé et marge par offre
  4. Réviser prix, format ou capacité avant de masquer une dérive par du temps non tracé

Qualité et conformité

1 processus
Maintenir la conformité qualitéChaque mois
  1. Tenir à jour les obligations applicables : déclaration d’activité, BPF annuel, documents contractuels, règlement intérieur applicable, information, accessibilité, preuves qualité, Qualiopi selon financements et données
  2. Vérifier déclaration d’activité, documents contractuels et règlement intérieur applicables
  3. Préparer chaque année les données cohérentes du bilan pédagogique et financier
  4. Auditer preuves d’information, positionnement, réalisation, évaluation, satisfaction et amélioration