The Done Studio

Les processus : Notaire

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap du cabinetChaque mois
  1. Choisir les priorités du cabinet : ventes, successions, famille, actes de société, formalités, signatures, flux de fonds, délais et capacité des pôles
  2. Fixer les objectifs de chiffre d’affaires, marge, récurrence, délai et qualité
  3. Comparer chaque mois demandes, missions ouvertes, charge, risques, encaissements et rentabilité
  4. Refuser une mission sans compétence, capacité, indépendance ou organisation de contrôle suffisante
Arbitrer et valider les dossiers sans blocageChaque semaine
  1. Écrire les décisions délégables avec seuil, délai, preuve attendue et personne à informer
  2. Escalader ou arbitrer sans délai : identité ou capacité douteuse, origine des fonds non justifiée, opposition ou inscription, délai de publicité, consentement incertain ou anomalie comptable client
  3. Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis faire valider la décision engageante
  4. Revoir chaque mois les décisions tardives, non tracées ou remontées au mauvais niveau
Centraliser et sécuriser les accès essentielsChaque mois
  1. Tenir à jour les accès critiques : logiciel notarial, clé Real, MICEN, Télé@ctes, bases immobilières, comptabilité clients, visioconférence agréée, GED et signature
  2. Attribuer un compte individuel limité aux dossiers et fonctions réellement nécessaires
  3. Retirer les accès le jour d’un départ ou d’un changement de portefeuille
  4. Tester chaque mois doubles authentifications, sauvegardes, comptes inactifs et accès anormaux

Marketing et vente

2 processus
Développer les dossiers et recommandationsChaque semaine
  1. Lister les besoins complémentaires détectables sans nuire au devoir de conseil ni aux règles professionnelles
  2. Qualifier besoin, urgence, décideur, périmètre, risque, budget et calendrier
  3. Attribuer l’opportunité à une personne compétente et tracer la prochaine action
  4. Revoir chaque semaine recommandations reçues, opportunités sans suite et taux de transformation
Qualifier, proposer et conclure une mission ou un accompagnementÀ chaque opportunité
  1. Formaliser l’entrée en mission avec : nature de l’acte, parties, devoir de conseil, pièces, provisions, émoluments ou honoraires, débours, délais et conditions de signature
  2. Vérifier compétence, indépendance, conflit potentiel, capacité, vigilance et risque d’acceptation
  3. Présenter les livrables, prérequis client, délais, honoraires, débours et conditions de révision
  4. Ne commencer aucun travail engageant avant acceptation traçable du cadre applicable

Organisation du travail

2 processus
Ouvrir et tenir un dossier clientÀ chaque dossier
  1. Ouvrir chaque dossier avec : parties, identité, capacité, situation familiale, pouvoirs, bien ou opération, bénéficiaires, financement, origine des fonds et correspondants
  2. Vérifier identité, capacité, pouvoirs, coordonnées et cohérence des informations fournies
  3. Réaliser avant acceptation : identité, capacité, pouvoirs, bénéficiaire effectif, LCB-FT, origine et destination des fonds, conflit et compétence territoriale ou matérielle
  4. Créer un dossier unique avec arborescence, droits, responsables, échéances et pièces attendues
Produire et contrôler les livrablesÀ chaque livrable
  1. Préparer la production de : avant-contrat, projet d’acte, annexes, décompte, réquisition, acte authentique électronique, copies et formalités
  2. Produire uniquement à partir des pièces validées et signaler toute hypothèse ou information manquante
  3. Effectuer avant remise les contrôles suivants : identité, capacité, consentement, chaîne de propriété, désignation, charges, fiscalité, fonds, annexes, lecture et signature
  4. Conserver comme preuve de remise : acte signé avec clé Real, dépôt MICEN, copie authentique ou attestation, enregistrement, publication, retour et clôture comptable

Équipe

2 processus
Organiser les collaborateurs et remplacementsChaque semaine
  1. Tenir une matrice compétences, habilitations, portefeuilles, titulaires et suppléants
  2. Affecter production, revue et validation à des personnes distinctes lorsque le risque le justifie
  3. Revoir chaque semaine absences, remplacements, échéances sensibles et capacité de supervision
Transmettre un dossier en cas d’absenceÀ chaque absence
  1. Organiser la passation avec : parties, capacité, pouvoirs, avant-contrat, pièces, formalités, projet d’acte, fonds, date de signature et formalités postérieures
  2. Transmettre uniquement les informations nécessaires par les canaux autorisés
  3. Faire confirmer par le suppléant la reprise des actions urgentes et des accès utiles

Finances et administration

2 processus
Planifier et régler les échéancesChaque semaine
  1. Créer un échéancier des fournisseurs, abonnements, débours, commandes et validations
  2. Comparer facture, contrat ou commande, service reçu, centre de coût et autorisation
  3. Rapprocher chaque semaine échéances, doublons, avoirs, paiements et banque
Suivre la rentabilité des dossiersChaque mois
  1. Définir un budget de temps, coûts externes et marge attendue par type de mission
  2. Imputer temps, débours, sous-traitance et reprises au bon dossier
  3. Comparer chaque mois budget, réalisé, facturé, encaissé et reste à produire
  4. Revoir le périmètre ou les honoraires avant de poursuivre un dépassement non prévu

Qualité et conformité

1 processus
Sécuriser confidentialité et obligations métierChaque mois
  1. Tenir à jour les obligations propres au métier : nomination et assurance, secret, devoir de conseil, LCB-FT, comptabilité clients, clé Real, MICEN, conservation des minutes et inspections
  2. Limiter la collecte, l’accès et la transmission aux informations nécessaires et autorisées
  3. Qualifier tout incident de secret, sécurité, fonds ou conflit et appliquer l’escalade prévue
  4. Revoir chaque trimestre preuves, formations, contrôles qualité, procédures et plans de correction