The Done Studio

Les processus : Événementiel professionnel

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’activitéChaque mois
  1. Segmenter l’activité par format, client, taille, complexité, saison, zone, délai de préparation et niveau de sous-traitance
  2. Fixer des objectifs de chiffre, marge, acompte encaissé, taux de transformation, respect budget, ponctualité, satisfaction et réachat
  3. Calculer la capacité simultanée selon chefs de projet, production, partenaires fiables, matériel et trésorerie mobilisable
  4. Comparer chaque mois demandes, ventes, charge, incidents, marge et satisfaction par type d’événement
Arbitrer et valider les événements sans blocageÀ chaque alerte
  1. Définir les seuils d’escalade pour surcoût, retard, réduction de jauge, météo, panne, indisponibilité, danger et demande hors périmètre
  2. Qualifier chaque alerte avec impact public, sécurité, programme, client, budget, dépendances, heure limite et options disponibles
  3. Décider maintien, adaptation, remplacement, report, annulation ou arrêt partiel et nommer le responsable d’exécution
  4. Notifier immédiatement les personnes touchées avec décision, motif utile, nouvelle consigne et prochaine vérification
Centraliser et sécuriser les accès essentielsÀ chaque événement
  1. Créer la matrice des accès par rôle : dossier client, budget, fichiers techniques, badges, clés, zones, stockage et contacts sensibles
  2. Partager à chaque intervenant la version utile du conducteur, du plan, des horaires et des consignes sans exposer les données inutiles
  3. Attribuer badges, clés, codes et droits nominatifs avec heure d’activation, zone autorisée et restitution attendue
  4. Contrôler avant ouverture les accès manquants, comptes partagés, documents obsolètes et personnes non annoncées

Marketing et vente

3 processus
Qualifier le brief et le budgetÀ chaque demande
  1. Créer le brief avec objectif, public, date, horaires, lieu, jauge, format, contenu, expérience attendue, budget et décideur
  2. Qualifier accès, montage, technique, restauration, sécurité, accessibilité, captation, musique, hébergement, transport et contraintes du site
  3. Identifier critères de choix, validations, personnes consultées, date de décision et processus d’achat du client
  4. Réaliser une visite ou demander plans, photos, règlement technique et contacts lorsque le lieu influence la faisabilité
Qualifier, proposer et conclure une prestation événementielleÀ chaque vente
  1. Structurer l’offre avec concept, livrables, quantités, planning, responsabilités, hypothèses, exclusions et options
  2. Chiffrer achats, temps, logistique, technique, sécurité, droits, aléas et marge avant de fixer le prix
  3. Présenter le devis avec prix total, taxes, validité, paiement, annulation, report, modification, force majeure et propriété des livrables
  4. Vérifier avant signature la disponibilité du lieu, des ressources critiques et des prestataires déterminants
Traiter une réclamation clientÀ chaque réclamation
  1. Créer le registre des réclamations avec événement, contrat, faits, chronologie, preuves, impact, demande et responsable de réponse
  2. Accuser réception, protéger les preuves et vérifier conducteur, messages, photos, feuilles de présence, livraisons et décisions
  3. Comparer la prestation réalisée au périmètre accepté, aux changements validés et aux responsabilités des parties
  4. Proposer reprise, correctif, geste, avoir, indemnisation, refus motivé ou médiation avec une réponse écrite

Organisation du travail

2 processus
Préparer planning, prestataires et logistiqueÀ chaque événement
  1. Construire le rétroplanning depuis l’ouverture avec validations client, commandes, autorisations, contenus, essais, montage et démontage
  2. Transformer chaque livrable en tâche avec responsable, date, dépendance, preuve attendue et point de validation
  3. Confirmer par écrit à chaque prestataire périmètre, horaires, accès, contact, matériel, puissance, livraison, reprise et plan de repli
  4. Préparer flux public, accréditations, signalétique, vestiaire, restauration, déchets, transport, stockage et accessibilité
Piloter le jour J et les imprévusJour J
  1. Installer le poste de commandement avec conducteur minute, plans, contacts, radios, clés, météo, secours et solutions de repli
  2. Faire l’ouverture technique et sécurité avec site, régie, accueil et prestataires avant l’arrivée du public
  3. Pointer intervenants, livraisons, équipements et zones puis traiter immédiatement toute absence ou non-conformité
  4. Piloter chaque séquence avec heure réelle, responsable, top départ, dépendance suivante et information au client

Équipe

1 processus
Organiser l’équipe et les remplacementsÀ chaque événement
  1. Créer un organigramme par événement avec client, direction de production, régie, accueil, sécurité, technique, prestataires et remplaçants
  2. Construire les horaires individuels de montage, briefing, exploitation, pauses, relève et démontage
  3. Briefer chaque rôle sur mission, zone, livrable, limite de décision, risque principal, contact et solution de repli
  4. Vérifier compétences, habilitations, équipements et repos nécessaires avant d’affecter une tâche sensible

Finances et administration

2 processus
Suivre marge, acomptes et règlementsChaque semaine
  1. Créer un budget par événement avec vendu, options, achats, personnel, transport, location, sécurité, droits, imprévus et marge cible
  2. Enregistrer chaque devis fournisseur accepté comme engagement avant réception de la facture
  3. Mettre à jour après chaque changement le vendu, engagé, reste à engager, encaissements et marge prévisionnelle
  4. Faire valider tout dépassement avec cause, montant, solution de compensation et décision client ou interne
Facturer, suivre et relancer les encaissementsChaque semaine
  1. Créer l’échéancier client avec acompte, jalons, solde, suppléments, pièces attendues et responsable de relance
  2. Émettre facture ou appel de fonds dès le jalon atteint et rapprocher le paiement du bon événement
  3. Relancer avant la date de blocage en rappelant contrat, montant, échéance et conséquence opérationnelle prévue
  4. Contrôler chaque semaine acomptes non reçus, factures échues, avoirs, litiges et événements exposés

Qualité et conformité

1 processus
Sécuriser contrats et assurancesÀ chaque événement
  1. Créer le dossier conformité par événement avec contrat client, assurance responsabilité civile, lieu, jauge, horaires, plans, risques et contacts
  2. Vérifier avec le lieu les règles ERP, issues, capacité, accessibilité, sécurité incendie, installations autorisées et responsabilités respectives
  3. Identifier et obtenir à temps les déclarations ou autorisations nécessaires pour voie publique, mairie, préfecture, musique, débit de boissons ou installation temporaire
  4. Collecter pour chaque prestataire critique devis signé, assurance, qualifications, plan d’intervention, contacts et sous-traitants déclarés