The Done Studio

Les processus : Entreprise de sécurité B2B

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

2 processus
Définir et piloter le cap de l’activitéChaque mois
  1. Choisir les priorités de l’activité : surveillance humaine, gardiennage, contrôle d’accès, rondes, événementiel ou télésurveillance selon autorisations, sites ciblés, couverture et marge
  2. Piloter la performance avec : postes couverts, prises de service, rondes, anomalies, levées de doute, incidents, contrôles, cartes valides, heures et marge
  3. Cartographier capacité interne, encadrement, matériel, véhicules et partenaires autorisés
  4. Classer chaque opportunité selon accès, risque, distance, amplitude, technicité et rentabilité
Arbitrer et valider le terrain sans blocageChaque jour
  1. Écrire les décisions délégables avec seuil, délai, preuve et personne à prévenir
  2. Escalader ou arbitrer sans délai : intrusion, agression, incendie, objet suspect, carte invalide, agent manquant, consigne illégale, confusion avec les forces publiques ou sous-traitant non autorisé
  3. Appliquer d’abord la mesure suivante : protéger et alerter dans les limites de la mission, appeler les services publics compétents, préserver les faits et informer la chaîne prévue
  4. Décider maintien, remplacement, arrêt, renfort ou intervention externe

Marketing et vente

2 processus
Prendre un nouveau contratÀ chaque proposition
  1. Visiter et cadrer le nouveau contrat avec : autorisation d’exercer, activité couverte, analyse des risques, postes, horaires, consignes, moyens, limites d’intervention, contrôles et sous-traitance
  2. Faire la visite avec le décideur ou le référent opérationnel du client
  3. Relever pendant la visite : périmètre, accès, flux, risques, zones interdites, rondes, points de contrôle, alarmes, clés, interlocuteurs, secours et preuves attendues
  4. Estimer heures, qualification, encadrement, trajet, matériel, consommables et remplacement
Traiter une réclamation clientÀ chaque réclamation
  1. Tracer les réclamations propres au métier : poste découvert, retard, ronde absente, comportement, consigne non respectée, accès indu, incident mal escaladé, carte ou tenue non conforme
  2. Accuser réception et annoncer la prochaine étape sans reconnaître un fait non vérifié
  3. Comparer contrat, planning, consignes, présence, contrôle et témoignages utiles
  4. Protéger immédiatement les personnes, biens ou zones affectées si nécessaire

Organisation du travail

2 processus
Planifier les interventions ou rondesChaque semaine
  1. Construire le plan de site autour de : site, poste, activité autorisée, horaires, compétences, carte, consignes, tenue, relève, ronde, pause et contrôle
  2. Construire les cycles et besoins de couverture à partir du contrat et des contraintes réelles
  3. Affecter chaque agent selon compétence, disponibilité, distance, site connu et continuité
  4. Réserver matériel, consommables, véhicule, clés, badges et moyens de communication
Contrôler la bonne exécutionChaque jour
  1. Construire le contrôle d’exécution autour de : prise de service, identité, carte et badge, tenue, consignes, main courante, rondes, contrôle d’accès, anomalies et fin de vacation
  2. Vérifier prise de poste, identité, tenue, matériel, accès et compréhension des consignes
  3. Contrôler sur le terrain un échantillon représentatif aux horaires réels
  4. Comparer résultat observé, contrat, plan de site et événements de la vacation

Équipe

1 processus
Planifier l’équipe, les absences et les remplacementsÀ chaque absence
  1. Tenir la matrice de remplacement avec : activité CNAPS autorisée, carte professionnelle, site connu, qualification SSIAP ou cynophile si requise, tenue, horaires, mobilité et doublure
  2. Vérifier avant toute affectation : carte professionnelle valide pour l’activité, vérification Dracar Ultimate, aptitude et recyclage, contrat, tenue, badge, consignes et autorisation du site
  3. Contacter le remplaçant selon l’ordre prévu sans dépasser les règles de temps de travail
  4. Transmettre site, accès, horaires, consignes, risques, matériel et contact utile

Finances et administration

2 processus
Suivre la rentabilité des contratsChaque mois
  1. Calculer la rentabilité réelle avec : heures planifiées et payées, majorations, encadrement, formation site, contrôle, tenue, équipement, véhicule, remplacement et sous-traitance
  2. Imputer chaque heure et dépense au bon site, contrat et motif
  3. Valoriser remplacements, formation site, contrôles, déplacements et astreintes réellement nécessaires
  4. Comparer chaque mois budget, réalisé, heures non facturées, absentéisme et achats
Facturer, suivre et relancer les encaissementsChaque mois
  1. Facturer et rapprocher selon : forfait ou heures, vacations, rondes, renforts, majorations, bons, main courante, écarts de planning, sous-traitance déclarée et avenants
  2. Rapprocher planning, présence, bons, contrôles, incidents et avenants avant facturation
  3. Faire valider les heures ou prestations hors forfait selon le circuit contractuel
  4. Émettre la facture avec la référence et la preuve demandées par le client