The Done Studio

Les processus : Diagnostiqueur immobilier

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’activitéChaque mois
  1. Choisir le positionnement métier : DPE, amiante, plomb, gaz, électricité, termites, mesurage ou audit selon certifications, mentions, bâtiments couverts et zone
  2. Piloter la performance avec : rendez-vous, diagnostics par type, transmissions réglementaires, rapports, délais, reprises, certifications, étalonnages, facturation et marge
  3. Classer les opportunités par compétence, charge, accès, responsabilité, complexité et rentabilité
  4. Comparer chaque mois pipeline, production, reprises, retards, encaissements et marge
Arbitrer et valider les missions sans blocageÀ chaque arbitrage
  1. Écrire les décisions délégables avec seuil, délai, preuve et personne à prévenir
  2. Qualifier immédiatement : certification ou matériel invalide, conflit d’intérêts, zone inaccessible, danger, donnée propriétaire absente, incohérence bâtiment ou résultat anormal
  3. Sécuriser les personnes et les preuves avant de poursuivre ou d’arrêter
  4. Tracer décision, hypothèses, réserve, auteur et conséquence sur le livrable
Centraliser et sécuriser les accès essentielsÀ chaque changement
  1. Organiser les accès autour de : ordre de mission, identité propriétaire, adresse, année, plans, factures énergie, équipements, accès, photos, mesures, rapports et identifiants de transmission
  2. Créer un dossier unique avec responsable, version, statut, prochaine action et échéance
  3. Partager les fichiers utiles par accès nominatif et révocable
  4. Retirer les accès des sortants et contrôler les liens publics ou comptes partagés

Marketing et vente

3 processus
Qualifier la mission et le périmètreÀ chaque demande
  1. Qualifier la mission avec : vente ou location, type et âge du bâtiment, adresse, surface, dépendances, installations, diagnostics requis, accès, délai et documents disponibles
  2. Vérifier propriété ou pouvoir, accès, données disponibles et contraintes connues
  3. Distinguer inclusions, exclusions, hypothèses, normes, format et niveau de précision attendu
  4. Identifier risques de sécurité, responsabilité, conflit, urgence et dépendances
Qualifier, proposer et conclure une mission d’expertiseÀ chaque proposition
  1. Présenter précisément : liste des diagnostics justifiés par le bien et l’opération, conditions d’accès, méthode, limites, délai, prix et absence de conclusion garantie
  2. Expliquer les données à fournir, accès attendus et responsabilités du client
  3. Chiffrer terrain, production, contrôle, frais, aléas identifiés et délais
  4. Faire accepter par écrit périmètre, prix, échéancier et conditions de modification
Traiter une réclamation clientÀ chaque réclamation
  1. Tracer les réclamations métier : surface, classement DPE, élément non contrôlé, erreur d’adresse, accès absent, méthode, indépendance, retard, transmission ou rapport contesté
  2. Accuser réception sans reconnaître un fait non vérifié
  3. Comparer contrat, données d’entrée, notes terrain, calculs, versions et livrable
  4. Répondre avec faits établis, correction, réserve, délai et assureur si nécessaire

Organisation du travail

2 processus
Préparer la mission terrainÀ chaque mission
  1. Préparer la mission avec : ordre de mission, diagnostics requis, certification, adresse, bâtiment, propriétaire, documents, accès à toutes zones, sécurité et transmission attendue
  2. Relire l’objet, le livrable, les exclusions et les données déjà disponibles
  3. Confirmer rendez-vous, autorisations, occupation du site et conditions d’accès
  4. Préparer le matériel suivant : appareils requis contrôlés ou étalonnés, logiciels à jour, EPI, prélèvements et emballages si concernés, appareil photo et moyens d’identification
Réaliser relevés, plans ou constatsÀ chaque intervention
  1. Définir la méthode terrain autour de : identification du bien, méthode réglementaire applicable, zones visitées, mesures, justificatifs retenus, éléments non accessibles, anomalies et photographies
  2. Faire un briefing sur objet, risques, accès, référentiel et zones à couvrir
  3. Identifier précisément site, locaux, parcelles, ouvrages ou éléments observés
  4. Réaliser observations et mesures sans extrapoler ce qui n’a pas été accessible

Équipe

1 processus
Organiser les missions et remplacementsChaque semaine
  1. Tenir la matrice d’équipe avec : certification par domaine et mention, échéance, surveillance, assurance, matériels autorisés, zone, capacité, indépendance et relais qualifié
  2. Affecter responsable, contrôleur, intervenants, sous-traitants et relais
  3. Transmettre périmètre, données, risques, accès, méthode, livrable et échéances
  4. Revoir chaque semaine charge, absences, missions sans relais et contrôles en retard

Finances et administration

2 processus
Suivre la marge et la facturationChaque mois
  1. Calculer la marge avec : temps de trajet, terrain, saisie, transmission, matériel, laboratoire, reprises, certification et volume par type de diagnostic
  2. Imputer chaque heure et dépense au bon dossier, phase et motif
  3. Comparer budget, réalisé, reste à faire, facturé et encaissé
  4. Expliquer les écarts dus aux reprises, données manquantes, accès, changement ou sous-chiffrage
Facturer, suivre et relancer les encaissementsChaque semaine
  1. Facturer selon : acompte éventuel puis facture par bien, type de diagnostic, dépendance ou option clairement acceptée et rapport effectivement livré
  2. Faire confirmer que le jalon et les pièces attendues sont livrés
  3. Émettre la facture avec mission, période, montant et référence contractuelle
  4. Rapprocher chaque semaine factures, règlements, retenues et contestations

Qualité et conformité

1 processus
Tenir les pièces et assurances en règleChaque mois
  1. Tenir les échéances et preuves suivantes : certifications et mentions par domaine, surveillance, assurance, indépendance et impartialité, matériel, méthodes en vigueur, transmission DPE à l’Ademe et archivage
  2. Centraliser contrats, attestations, déclarations, méthodes, modèles et règles professionnelles applicables
  3. Vérifier avant affectation compétence, autorisation, indépendance, assurance et limites de l’intervenant
  4. Rattacher au dossier les pièces en vigueur à la date de la mission