The Done Studio

Les processus : Déménagement professionnel

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’activitéChaque trimestre
  1. Choisir les priorités de croissance : déménagements professionnels rentables, transferts multisites, garde-meubles et contrats récurrents
  2. Fixer des objectifs de chiffre d’affaires, marge, ponctualité, qualité et récurrence
  3. Comparer la demande visée aux véhicules, conducteurs, compétences et créneaux disponibles
  4. Comparer chaque mois objectifs, vendu, réalisé, facturé, kilomètres et capacité
Piloter l’exploitation lors d’un point régulierChaque jour
  1. Créer une vue d’exploitation avec missions, moyens, statut, ETA, incident, preuve et marge
  2. Identifier avant départ les risques suivants : accès non confirmé, volume sous-estimé, stationnement, objets sensibles, ascenseur, retard et coactivité
  3. Affecter à chaque écart une action, un responsable et une échéance
  4. Revoir chaque matin absences, véhicules indisponibles, contraintes, retards et priorités
Décider au quotidien sans tout centraliserChaque mois
  1. Déléguer explicitement : renfort plafonné, matériel supplémentaire, ajustement d’équipe, protection renforcée et arrêt sécurité
  2. Classer chaque arbitrage selon sécurité, client touché, délai, coût et obligation
  3. Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis informer les personnes concernées
  4. Escalader immédiatement accident, personne en danger, marchandise sensible ou document obligatoire absent

Marketing et vente

2 processus
Prendre et qualifier une demande clientÀ chaque demande
  1. Qualifier chaque demande avec : adresses, volume, inventaire, étages, accès, ascenseurs, stationnement, dates, objets sensibles et prestations
  2. Confirmer le besoin réel, les parties prenantes, le niveau de service et le délai attendu
  3. Vérifier avant chiffrage : visite ou preuves d’accès, volume, manutention spéciale, démontage, emballage, autorisations et valeur déclarée
  4. Identifier les documents, autorisations, assurances et preuves attendus
Traiter une réclamation clientÀ chaque réclamation
  1. Constituer le dossier de réclamation avec : déclaration de valeur, inventaire, photos avant-après, lettre de voiture, réserves, chronologie et échanges
  2. Accuser réception et sécuriser immédiatement la personne, le bien ou la suite de service
  3. Comparer commande, planning, géolocalisation autorisée, échanges et preuve de clôture
  4. Qualifier la responsabilité sans promettre une indemnisation non validée

Organisation du travail

3 processus
Planifier les tournées, trajets ou missionsChaque jour
  1. Planifier précisément : inventaire, ordre de chargement, protections, équipes, véhicules, stationnement, contacts et séquence des sites
  2. Affecter les moyens selon : volume, charge utile, compétences de manutention, objets lourds, accès, équipements et temps réaliste
  3. Calculer trajet, temps réaliste, pauses, chargement, attente et marge de sécurité
  4. Vérifier véhicule, équipement, énergie ou carburant, propreté et moyens de communication
Suivre l’exécution et gérer les aléasÀ chaque mission
  1. Standardiser l’exécution : état des lieux, protections, inventaire, chargement ordonné, sécurisation, communication et déchargement contrôlé
  2. Tracer pendant l’exécution : horaires, inventaire, photos utiles, réserves avant prise en charge, incidents, changements et validation client
  3. Comparer l’avancement au planning et recalculer l’heure estimée si nécessaire
  4. Informer rapidement le client d’un écart significatif avec impact et solution proposée
Clôturer une mission avec preuveÀ chaque mission
  1. Clôturer avec les preuves suivantes : lettre de voiture ou document applicable, bulletin de livraison, réserves, inventaire, photos et signature
  2. Faire confirmer la réalisation par la personne autorisée ou enregistrer le motif d’absence
  3. Noter précisément réserve, dommage, refus, attente ou prestation partielle
  4. Joindre les photos, scans, signatures et documents attendus sans donnée superflue

Équipe

1 processus
Planifier l’équipe, les absences et les remplacementsÀ chaque remplacement
  1. Créer un plan de remplacement avec compétences, documents, moyens, contacts et limites
  2. Contrôler avant remplacement : compétence manutention, effectif, véhicule, équipements, accès, consignes et capacité à reprendre l’inventaire
  3. Transmettre lieux, horaires, contraintes, contacts, preuves et incidents déjà connus
  4. Informer client et terrain lorsque le remplacement modifie une information utile

Finances et administration

2 processus
Payer et encaisser à tempsChaque semaine
  1. Facturer à partir de : devis accepté, volume et prestations convenus, lettre de voiture, bulletin de livraison, réserves et suppléments validés
  2. Contrôler bon de commande, prix, supplément, preuve et coordonnées avant facturation
  3. Émettre la facture dès que les conditions contractuelles sont réunies
  4. Valider chaque dépense avec fournisseur, mission, justificatif et accord prévu
Tenir les dossiers et piloter la rentabilité de l’activitéChaque mois
  1. Créer un budget par mission avec prix, temps, distance, énergie, péage, achats et sous-traitance
  2. Tracer particulièrement les risques de marge : volume sous-estimé, portage, étages, attente, démontage, emballage, objet lourd, stationnement et reprise
  3. Affecter chaque coût au bon client, contrat, tournée ou mission
  4. Comparer prévu, réalisé, facturé et encaissé par mission et par client