The Done Studio

Les processus : DAF externalisé

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’activitéChaque trimestre
  1. Choisir les priorités de croissance : missions récurrentes, pilotage de trésorerie, reporting dirigeant, financement et amélioration du contrôle interne
  2. Fixer des objectifs de chiffre d’affaires, marge, taux de charge et récurrence
  3. Comparer chaque mois objectifs, signé, produit, facturé et capacité disponible
  4. Ne pas lancer une nouvelle offre sans problème cible, résultat, coût et preuve de demande
Décider sans tout reprendre soi-mêmeChaque mois
  1. Déléguer explicitement : classification, relance, demande de pièce, préparation de paiement et alerte de trésorerie
  2. Classer chaque blocage selon impact client, délai, qualité, marge et conformité
  3. Faire remonter immédiatement risque légal, fuite de données, conflit d’intérêts ou dérive majeure
  4. Revoir chaque mois les décisions remontées inutilement au dirigeant
Centraliser et sécuriser les accès essentielsChaque mois
  1. Sécuriser les accès suivants : banques en lecture, comptabilité, facturation, paie, contrats, budgets, Drive financier et coffre-fort
  2. Attribuer des accès nominatifs selon la mission et les retirer à la fin du besoin
  3. Contrôler chaque mois comptes partagés, anciens utilisateurs et droits excessifs

Marketing et vente

2 processus
Développer les opportunitésChaque semaine
  1. Définir les signaux qui caractérisent un prospect réellement qualifié
  2. Activer les canaux suivants : réseau experts-comptables, dirigeants, fonds, avocats, contenus financiers et diagnostics de trésorerie
  3. Tracer source, besoin, interlocuteur, échéance, valeur et prochaine action dans le CRM
  4. Mesurer chaque mois rendez-vous, propositions, signatures, cycle et marge par source
Qualifier, proposer et conclure une mission claireÀ chaque opportunité
  1. Créer une trame de découverte avec situation, problème, impact, décision et calendrier
  2. Qualifier la mission avec : enjeu de trésorerie, fiabilité comptable, outils, clôture, équipe, dette, gouvernance et urgence
  3. Rédiger une proposition avec livrables, exclusions, méthode, planning, prix et responsabilités
  4. Ne jamais promettre un résultat dépendant d’une donnée, validation ou action client non sécurisée

Organisation du travail

2 processus
Cadrer une mission ou une étudeÀ chaque mission
  1. Cadrer précisément : reporting, budget, trésorerie, clôture, financement, comités, responsabilités du cabinet comptable et du client
  2. Nommer décideur, contributeurs, valideurs et interlocuteur opérationnel
  3. Confirmer outils, accès, données attendues, calendrier et règles de changement
  4. Aucun travail hors périmètre sans impact délai, prix et responsabilité accepté par écrit
Collecter les informations utilesÀ chaque phase
  1. Obtenir et contrôler : balances, grands livres, banques, factures, paie, contrats, dettes, budgets et hypothèses dirigeant
  2. Attribuer à chaque entrée une source, un propriétaire, une échéance et un niveau de sensibilité
  3. Contrôler complétude, période, définition, cohérence et droit d’utilisation avant analyse
  4. Relancer les manques avec leur impact explicite sur le délai et la fiabilité

Équipe

2 processus
Organiser les missions et remplacementsChaque semaine
  1. Planifier selon les compétences nécessaires : comptabilité de gestion, trésorerie, contrôle interne, financement, reporting et communication dirigeant
  2. Affecter une personne uniquement si capacité, compétence et accès sont disponibles
  3. Ne pas masquer une surcharge par des délais irréalistes ou du temps non déclaré
  4. Comparer chaque semaine charge prévue, charge consommée et reste à produire
Transmettre une mission en cas d’absenceÀ chaque transmission
  1. Transmettre obligatoirement : calendrier financier, accès, soldes, hypothèses, échéances, alertes, décisions et interlocuteurs
  2. Partager les dernières versions, décisions, accès et prochaines échéances
  3. Faire reformuler au remplaçant le prochain résultat attendu et les points sensibles
  4. Tester chaque trimestre la reprise d’une mission prioritaire sans son titulaire

Finances et administration

2 processus
Planifier et régler les échéancesChaque semaine
  1. Créer un calendrier des fournisseurs, abonnements, charges, taxes et échéances
  2. Valider chaque facture avec commande, service rendu, mission imputée et conditions convenues
  3. Classer facture, justificatif, validation et paiement dans le dossier prévu
  4. Prévoir chaque mois les sorties de trésorerie des huit semaines suivantes
Suivre la marge des missionsChaque mois
  1. Créer un budget de mission avec prix, temps, achats, sous-traitance et marge cible
  2. Tracer particulièrement les risques de marge : données tardives, retraitements, réunions dirigeant, urgences de trésorerie et périmètre comptable flou
  3. Comparer vendu, consommé, reste à faire, facturé et encaissé par mission
  4. Traiter toute dérive avant de compenser silencieusement par du temps non facturé

Qualité et conformité

1 processus
Sécuriser contrats et confidentialitéÀ chaque mission
  1. Sécuriser en priorité : séparation des rôles, accès bancaires, fraude, données de paie, secret professionnel et responsabilité de conseil
  2. Faire signer les engagements nécessaires avant tout accès ou échange sensible
  3. Ne collecter, partager ou conserver que les informations nécessaires et autorisées
  4. Archiver ou supprimer accès, données et versions selon le contrat et la durée prévue