The Done Studio

Les processus : Crèche

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de la structureChaque mois
  1. Fixer capacité autorisée, amplitude, âges accueillis, modalités d’accueil et règles de dépassement à partir de l’autorisation en vigueur
  2. Définir des objectifs mensuels de taux d’occupation, continuité d’accueil, stabilité d’équipe, satisfaction familles et trésorerie
  3. Comparer les demandes des familles aux places, âges, horaires, adaptations et ressources réellement disponibles
  4. Suivre chaque mois présences facturables, absences, capacité inutilisée, masse salariale, achats, aides et trésorerie
Arbitrer et valider l’accueil sans blocageÀ chaque situation
  1. Écrire qui décide pour refus d’accueil, appel médical, fermeture de section, remplacement, sortie, dépense urgente et information d’une autorité
  2. Qualifier la situation avec enfant concerné, faits, heure, personnes présentes, risque immédiat, protocole applicable et décision attendue
  3. Sécuriser d’abord les enfants puis appeler selon le protocole la direction, la famille, le professionnel de santé ou les secours
  4. Tracer décision, auteur, heure, consignes, personnes informées, pièces et contrôle à effectuer
Centraliser et sécuriser les accès essentielsÀ chaque mouvement
  1. Créer une matrice des accès aux dossiers enfants, contacts d’urgence, PAI, planning, facturation, vidéosurveillance éventuelle, clés et outils numériques
  2. Centraliser les versions à jour des contacts d’urgence, protocoles, plans d’évacuation et mise en sûreté dans un emplacement connu de l’équipe
  3. Attribuer chaque accès nominativement selon fonction, section, durée et niveau de confidentialité
  4. À chaque arrivée ou remplacement, remettre les accès utiles et faire confirmer la lecture des consignes critiques

Marketing et vente

2 processus
Gérer préinscriptions et famillesÀ chaque demande
  1. Tenir une liste de préinscriptions avec date souhaitée, âge, jours, horaires, besoins particuliers, coordonnées et statut de réponse
  2. Qualifier la demande avec autorité parentale, personnes autorisées, habitudes, santé, alimentation, sommeil, handicap éventuel et contraintes familiales
  3. Vérifier avant proposition la place par tranche d’âge, le planning d’équipe, les ratios, l’adaptation possible et le financement applicable
  4. Remettre règlement de fonctionnement, projet d’établissement, tarif, pièces attendues, période d’adaptation et modalités d’absence ou de rupture
Traiter une réclamation ou un signalementÀ chaque signalement
  1. Mettre à disposition un canal identifié pour réclamation familiale, événement indésirable, suspicion de maltraitance ou alerte professionnelle
  2. Accuser réception puis distinguer mécontentement, urgence, danger pour l’enfant, accident, maltraitance et fait nécessitant une déclaration
  3. Protéger immédiatement l’enfant et les preuves, sans confrontation improvisée ni diffusion inutile
  4. Recueillir séparément faits, dates, heures, témoins, transmissions, documents et actions déjà réalisées

Organisation du travail

3 processus
Préparer activités et continuitéChaque semaine
  1. Planifier des activités adaptées à l’âge, au développement, aux besoins observés, à l’inclusion et au projet pédagogique
  2. Préparer espace, matériel, effectif, professionnel responsable, risques, nettoyage et solution de repli avant l’activité
  3. Pour toute sortie, établir liste des enfants, autorisations, trajet, contacts, trousse, rôles et encadrement requis
  4. Adapter ou arrêter l’activité dès qu’un enfant montre fatigue, inconfort, retrait, surstimulation ou besoin de soin
Suivre repas, soins et sécuritéChaque jour
  1. Créer une fiche individuelle à jour pour alimentation, allergies, sommeil, change, confort, PAI, contacts et conduites autorisées
  2. Préparer et servir les repas en vérifiant enfant, régime, allergène, texture, température, conservation et traçabilité utile
  3. Tracer repas, hydratation, sommeil, changes, selles inhabituelles, température mesurée et information transmise selon les règles internes
  4. Avant tout soin ou médicament, vérifier protocole, ordonnance, autorisation écrite, produit fourni, identité, modalités et explication préalable
Organiser accueil, présences et transmissionsChaque jour
  1. Créer le registre quotidien avec enfant, heure d’arrivée, heure de départ, adulte accompagnant et professionnel qui prend le relais
  2. À l’arrivée, confirmer identité, personne autorisée, état inhabituel, sommeil, repas, traitement éventuel et information importante
  3. Mettre à jour en temps réel enfants présents par espace et professionnels effectivement auprès d’eux
  4. À chaque relève, transmettre oralement et par écrit les seules informations utiles sur repas, sommeil, change, humeur, soin et incident

Équipe

1 processus
Organiser l’équipe et les remplacementsChaque jour
  1. Tenir pour chaque salarié et intervenant fonction, diplôme, expérience, contrat, visite requise, honorabilité, formations et échéances
  2. Construire le planning à partir des enfants prévus, des amplitudes, des ratios choisis, des qualifications et des temps dédiés hors encadrement
  3. Recalculer à chaque absence enfants présents, professionnels auprès d’eux, présence minimale et solution de remplacement
  4. Accueillir chaque remplaçant avec section, enfants, PAI utiles, protocoles, urgences, transmissions, accès et limites de fonction

Finances et administration

2 processus
Planifier et régler les échéancesChaque semaine
  1. Définir seuils de commande et validation pour repas, couches, hygiène, jeux, entretien, maintenance, formation et remplacement
  2. Vérifier avant commande besoin, stock, budget, fournisseur, conformité du produit, délai et personne qui réceptionne
  3. À réception, contrôler quantité, état, lot ou péremption utile, stockage, bon de livraison et écart au devis
  4. Rattacher chaque facture à la commande et à la réception avant validation du paiement
Suivre contrats, facturation et aidesChaque mois
  1. Paramétrer chaque contrat avec période, jours, horaires, volume, tarif, ressources retenues, aides, adaptation, absences et préavis
  2. Rapprocher avant facturation contrat, avenants, présences, absences, fermetures, heures complémentaires et justificatifs
  3. Émettre une facture lisible avec période, quantité, tarif, déductions, aides, régularisation, paiement et contact de contestation
  4. Traiter tout écart en corrigeant la donnée source puis en émettant avoir ou régularisation traçable

Qualité et conformité

1 processus
Tenir agréments, protocoles et obligations en règleChaque mois
  1. Centraliser autorisation départementale, avis requis, projet d’établissement, règlement, assurance, plans, conventions et échanges PMI
  2. Tenir à jour les protocoles urgences, hygiène, épidémie, soins, maltraitance, sorties, mise en sûreté et continuité
  3. Formaliser l’intervention du référent Santé et Accueil inclusif, ses heures, actions, conseils, PAI suivis et échanges utiles
  4. Déclarer sans délai à l’autorité compétente tout décès ou accident d’un enfant ayant entraîné une hospitalisation et conserver la preuve