The Done Studio

Les processus : Chasseur immobilier

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’activitéChaque mois
  1. Choisir le positionnement du métier : résidence principale, investissement ou pied-à-terre, zones maîtrisées, budgets, niveau d’accompagnement, nombre de recherches actives et capacité de visite
  2. Piloter la performance avec : appels découverte, mandats de recherche signés, recherches actives, biens analysés, shortlists, visites, offres, compromis, actes, délai de recherche et honoraires
  3. Classer le portefeuille par potentiel, urgence, maturité, complexité, charge et probabilité de conclusion
  4. Comparer chaque mois entrées, mandats signés, visites, offres, compromis ou actes, abandons et encaissements
Arbitrer et valider les transactions sans blocageÀ chaque arbitrage
  1. Écrire les décisions délégables avec montant, délai, limite, preuve et personne à prévenir
  2. Qualifier immédiatement les décisions sensibles : bien très demandé, offre à déposer, financement incertain, défaut ou document contradictoire, conflit d’intérêts, double rémunération ou délai notarial
  3. Rassembler les faits et l’échéance avant de solliciter l’arbitre compétent
  4. Tracer la décision, son auteur, ses conditions et la prochaine action dans le dossier
Centraliser et sécuriser les accès essentielsÀ chaque changement
  1. Organiser les accès autour de : mandat de recherche, cahier des charges, budget et financement, coordonnées acquéreur, biens sourcés, analyses, comptes rendus, offres et dossier notarial
  2. Créer un dossier unique avec responsable, relais, statut, prochaine action et échéance
  3. Partager uniquement les pièces utiles via un accès nominatif et révocable
  4. Retirer sans délai les accès des sortants et contrôler les comptes partagés ou inactifs

Marketing et vente

3 processus
Développer le portefeuille et les mandatsChaque semaine
  1. Organiser la prospection autour de : recommandations, anciens clients, partenaires, courtiers, notaires, relocation, contenu local, demandes entrantes et réseau d’agences
  2. Créer chaque opportunité avec origine, contact, besoin, adresse ou zone, échéance et prochaine relance
  3. Qualifier l’intérêt, la décision, la concurrence, le calendrier et les conditions du mandat proposé
  4. Présenter précisément l’offre de service : cadrage du projet, mandat de recherche, sourcing marché et off-market, présélection, analyse, visites ciblées, offre, négociation et suivi notarial
Qualifier un acquéreur ou un projetÀ chaque demande
  1. Qualifier chaque projet avec : usage du bien, zones, temps de trajet, type, surface, critères impératifs, rendement éventuel, travaux acceptés, budget, financement et calendrier
  2. Vérifier le besoin réel, les critères indispensables, les compromis possibles et les exclusions
  3. Vérifier la faisabilité financière avec : enveloppe tout compris, apport, accord ou simulation bancaire, frais d’acquisition, travaux, mobilier, rendement visé et marge de négociation
  4. Confirmer par écrit périmètre, prochaines étapes, documents attendus et délai de réponse
Traiter une réclamation clientÀ chaque réclamation
  1. Tracer les réclamations propres au métier : biens hors cahier des charges, manque de sourcing, visite inutile, défaut non signalé, conflit d’intérêts, honoraires, offre mal transmise ou suivi insuffisant
  2. Accuser réception et annoncer le délai de vérification sans reconnaître un fait non établi
  3. Comparer mandat, échanges, annonce, visite, offre, pièces transmises et obligations applicables
  4. Répondre avec faits établis, correction, responsable, délai et voie d’escalade ou de médiation utile

Organisation du travail

2 processus
Constituer un dossier bien ou mandatÀ chaque dossier
  1. Constituer la checklist métier avec : identité acquéreur, mandat de recherche, cahier des charges, budget, financement, calendrier, consentements, biens étudiés, analyses, visites, offres et décisions
  2. Ouvrir le dossier avec identité vérifiée, coordonnées, mandat, objet, interlocuteurs et chronologie
  3. Collecter les pièces directement auprès de la source ou tracer leur provenance et leur date
  4. Vérifier cohérence des identités, pouvoirs, propriété ou capacité, caractéristiques, prix et documents techniques
Organiser visites et retoursÀ chaque visite
  1. Préparer chaque visite avec : cahier des charges, fiche du bien, prix au mètre carré, diagnostics disponibles, charges, travaux, environnement, questions techniques, photos autorisées et grille de décision
  2. Confirmer rendez-vous, identité du visiteur, disponibilité, adresse, accès et consignes avant le déplacement
  3. Présenter les faits connus sans masquer une information défavorable ni inventer une réponse
  4. Recueillir immédiatement intérêt, réserves, questions, positionnement et prochaine action

Équipe

1 processus
Organiser les agents et remplacementsChaque semaine
  1. Tenir la matrice d’équipe avec : carte ou attestation d’habilitation, zones maîtrisées, types de biens, analyse financière, visite, négociation, recherches actives et relais
  2. Affecter chaque dossier selon zone, charge, compétence, relation client et risque de conflit
  3. Préparer le remplacement avec synthèse, contacts, engagements, visites, offres, pièces et prochaines échéances
  4. Faire une revue hebdomadaire de charge, dossiers sans action, absences, retards et besoins d’appui

Finances et administration

2 processus
Planifier et régler les échéancesChaque semaine
  1. Prévoir et imputer les dépenses suivantes : abonnements, outils de veille, déplacements, expert bâtiment, courtier, données, apporteur autorisé et dépenses expressément validées par recherche
  2. Rapprocher la facture avec fournisseur, commande, prestation réalisée, dossier et accord prévu
  3. Faire valider les dépenses hors budget ou refacturables avant paiement
  4. Contrôler chaque semaine échéances, doublons, avoirs, dépenses sans dossier et prélèvements anormaux
Suivre commissions et encaissementsChaque semaine
  1. Suivre les honoraires et commissions avec : mandat de recherche, barème, charge acquéreur, éventuel partage documenté, prix d’acquisition, acte authentique, facture et règlement
  2. Vérifier avant facturation que l’opération et les conditions d’exigibilité des honoraires sont effectivement réunies
  3. Émettre la facture avec le bon client, dossier, montant, taux de taxe, pièce justificative et échéance
  4. Rapprocher encaissement, facture, acte, partage interne ou inter-agence et éventuel avoir

Qualité et conformité

1 processus
Tenir les dossiers et affichages en règleChaque mois
  1. Tenir les échéances et preuves suivantes : carte professionnelle ou couverture par le titulaire, habilitations, responsabilité civile, garantie ou non-détention de fonds, registre des mandats de recherche, barème, affichages, conflits d’intérêts et vigilance LCB-FT
  2. Centraliser les barèmes, affichages, mentions d’annonce, registres et modèles de mandat en vigueur
  3. Vérifier avant utilisation que le mandat est écrit, signé, daté, numéroté, encore valable et adapté à la mission
  4. Appliquer les contrôles d’identité, de bénéficiaire effectif, de risque et de vigilance LCB-FT prévus pour le dossier