The Done Studio

Les processus : CFA

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

2 processus
Définir et piloter le cap du CFAChaque trimestre
  1. Choisir les priorités de développement : filières avec débouchés, candidats admissibles, employeurs actifs, contrats sécurisés et faible taux de rupture
  2. Fixer des objectifs de chiffre d’affaires, remplissage, réussite, satisfaction et marge
  3. Comparer les objectifs à la capacité des formateurs, ressources, outils et financements
  4. Comparer chaque mois demandes, inscriptions, démarrages, abandons, résultats et marge
Répartir les décisions et les niveaux d’autoritéChaque mois
  1. Déléguer explicitement : admission sous critères, alerte employeur, adaptation du parcours, remplacement formateur, accompagnement rupture et escalade protection
  2. Classer chaque arbitrage selon apprenant touché, obligation, délai, coût et continuité
  3. Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis informer les parties utiles
  4. Escalader immédiatement danger, atteinte à une personne, fraude, donnée exposée ou preuve obligatoire absente

Marketing et vente

2 processus
Développer les entreprises partenaires (employeurs)Chaque semaine
  1. Créer un fichier employeurs avec métiers, postes, tuteurs, besoins, contacts et historique
  2. Vérifier avant engagement : poste réel, compétences visées, rythme, maître d’apprentissage, conditions d’accueil, calendrier, contrat et interlocuteurs entreprise
  3. Présenter des candidats avec leur accord et suivre chaque mise en relation
  4. Revoir chaque semaine postes ouverts, candidats sans employeur, contrats et relances
Recruter des apprentisChaque semaine
  1. Construire l’acquisition avec : établissements, missions locales, orientation, événements, candidatures, prescripteurs et suivi jusqu’à l’employeur
  2. Qualifier objectif, prérequis, disponibilité, financement envisagé et décideurs
  3. Mesurer chaque semaine demandes, rendez-vous, admissibles, inscriptions et coût d’acquisition
  4. Ne pas promettre financement, certification ou résultat avant vérification du dossier

Organisation du travail

2 processus
Construire un contenu de formationÀ chaque création
  1. Concevoir le parcours avec : référentiel de certification, progression CFA-entreprise, activités, rythme d’alternance, évaluations, adaptations et préparation aux épreuves
  2. Découper le parcours en séquences, activités, ressources, durées et évaluations
  3. Prévoir positionnement, adaptations, accessibilité et accompagnement
  4. Faire relire le fond, les consignes, les évaluations et la charge réelle
Dérouler une session/année de formationÀ chaque session
  1. Créer une checklist de démarrage avec participants, objectifs, règles, moyens et adaptations
  2. Réaliser les activités prévues en conservant les ajustements pédagogiques utiles
  3. Conserver comme preuve : déroulé, présence, travaux, évaluations, adaptations, livret, échanges avec le maître d’apprentissage et actions de soutien
  4. Contrôler à chaque séquence réalisation, participation, compréhension et prochaine étape

Équipe

2 processus
Gérer les formateurs et intervenantsChaque semaine
  1. Créer une vue de charge avec rôle, sessions, dossiers, support, échéances et remplaçant
  2. Prévoir le remplacement sur : promotion, référentiel, calendrier, cours, entreprises sensibles, apprentis à risque, visites, accès et procédures de signalement
  3. Faire une passation des dossiers sensibles avec faits, pièces et prochaine action
  4. Revoir chaque semaine surcharge, absences, compétences manquantes et renforts
Préparer et piloter l’intégration d’un nouveau collaborateurÀ chaque arrivée
  1. Créer un parcours d’intégration avec rôle, outils, procédures, observations et validations
  2. Vérifier compétences, pièces contractuelles, posture, accès et limites de décision
  3. Valider l’autonomie sur une situation réelle avant prise en charge complète

Finances et administration

2 processus
Planifier et régler les échéancesChaque semaine
  1. Créer un échéancier avec fournisseur, intervenant, période, pièce, validation et paiement
  2. Comparer facture, contrat, réalisation, temps ou livrable et conditions convenues
  3. Revoir chaque semaine échéances, doublons, litiges, avoirs et trésorerie
Piloter les finances et tenir les documents administratifsChaque mois
  1. Créer un budget par offre avec prix, financement, temps, intervenants, outils et frais
  2. Affecter précisément les risques de marge : niveau de prise en charge, participation employeur applicable, durée réelle du contrat, rupture, sous-effectif, formateurs, plateaux et accompagnement
  3. Comparer chaque mois prévu, réalisé, facturé, encaissé et marge par offre
  4. Réviser prix, format ou capacité avant de masquer une dérive par du temps non tracé

Qualité et conformité

2 processus
Maintenir les certifications et preuves de conformitéChaque mois
  1. Tenir à jour les obligations applicables : déclaration d’activité, BPF, Qualiopi, missions CFA, certification préparée, conventions, contrats, règlement, accessibilité, indicateurs publiés et données
  2. Vérifier déclaration d’activité, documents contractuels et règlement intérieur applicables
  3. Préparer chaque année les données cohérentes du bilan pédagogique et financier
  4. Auditer preuves d’information, positionnement, réalisation, évaluation, satisfaction et amélioration
Respecter les obligations spécifiquesChaque mois
  1. Créer un registre des missions CFA avec responsable, preuve, échéance et action
  2. Informer l’apprenti de ses droits, devoirs, contacts, aides et règles de sécurité
  3. Accompagner difficulté, handicap, rupture ou recherche d’employeur avec des traces datées