The Done Studio

Les processus : Cabinet d’assurance

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’activitéChaque mois
  1. Choisir les priorités de l’activité : IARD, prévoyance, santé, assurance-vie selon habilitation, professionnels, renouvellements, sinistres, multi-équipement utile et rétention
  2. Fixer les objectifs de dossiers, revenus, récurrence, délai, qualité et risque
  3. Comparer chaque mois demandes, transformations, portefeuille, incidents, revenus et rentabilité
  4. Ne pas développer une activité sans statut, capacité, assurance, partenaire et contrôle adaptés
Arbitrer et valider les dossiers sans blocageChaque semaine
  1. Écrire les décisions délégables avec seuil, délai, preuve et personne à informer
  2. Escalader ou arbitrer sans délai : sinistre grave, garantie contestée, échéance de résiliation, impayé avec suspension, inadéquation du contrat, conflit d’intérêts ou réclamation sensible
  3. Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis faire valider l’action engageante
  4. Revoir chaque mois les décisions tardives, non tracées ou prises hors délégation
Centraliser et sécuriser les accès essentielsChaque mois
  1. Tenir à jour les accès critiques : logiciel assurance, extranets compagnies, GED, signature, ORIAS, encaissements ou délégations, sinistres et bordereaux de commissions
  2. Attribuer un accès individuel limité au portefeuille et aux opérations nécessaires
  3. Retirer les droits le jour du départ ou du changement d’habilitation
  4. Tester chaque mois doubles authentifications, comptes inactifs, exports et accès anormaux

Marketing et vente

2 processus
Qualifier le besoin et le profil clientÀ chaque demande
  1. Qualifier chaque demande avec : identité, activité ou biens, risques à couvrir, contrats existants, sinistralité, budget, exigences et besoins, exclusions critiques et consentements
  2. Recueillir les informations nécessaires sans orienter les réponses ni masquer les risques
  3. Vérifier cohérence, complétude, justificatifs et personnes habilitées à décider
  4. S’abstenir de proposer ou d’agir lorsque les informations indispensables manquent
Qualifier, proposer et conclure une solution ou un contratÀ chaque proposition
  1. Formaliser la proposition avec : exigences et besoins, comparaison, garanties, plafonds, franchises, exclusions, prime, durée, document produit, rémunération et conseil
  2. Comparer la solution au profil et expliquer les écarts, limites, exclusions et alternatives
  3. Remettre les informations et preuves requises avant l’engagement du client
  4. Ne jamais présenter comme garanti un résultat, un rendement, une acceptation ou un recouvrement incertain

Organisation du travail

2 processus
Constituer un dossier completÀ chaque dossier
  1. Ouvrir chaque dossier avec : souscripteur, assuré, bénéficiaire, risque, antécédents, contrats existants, pièces, exigences et besoins, consentements et compagnie
  2. Vérifier identité, coordonnées, capacité, pouvoirs et cohérence des pièces
  3. Réaliser avant toute action : identité, capacité, bénéficiaire effectif si applicable, LCB-FT selon produit, risque, déclarations, doublons et adéquation
  4. Classer questionnaire, justificatifs, propositions, décisions, contrats et preuves de remise
Coordonner partenaires, contrats ou placementsChaque jour
  1. Coordonner les tiers et opérations suivants : compagnies, délégataires, experts, réparateurs, gestionnaires santé, bénéficiaires, médiateur et client
  2. Transmettre uniquement les pièces autorisées et conserver la preuve d’envoi
  3. Qualifier chaque retour, demande complémentaire, refus ou condition avant de répondre au client
  4. Relancer chaque semaine les éléments sans réponse et escalader les échéances menacées

Équipe

2 processus
Organiser les portefeuilles et remplacementsChaque semaine
  1. Tenir une matrice compétences, statuts, produits, portefeuilles, titulaires et suppléants
  2. Séparer conseil, validation et mouvement sensible lorsque le risque le justifie
  3. Revoir chaque semaine absences, charge, habilitations et échéances sans couverture
Transmettre un dossier en cas d’absenceÀ chaque absence
  1. Organiser la passation avec : client, risques, contrats, garanties, primes, avenants, sinistres, réclamations, échéances, délégations et compagnie
  2. Transmettre uniquement les informations nécessaires par les canaux autorisés
  3. Faire confirmer la reprise des urgences, accès et prochaines actions

Finances et administration

2 processus
Planifier et régler les échéancesChaque semaine
  1. Créer un échéancier des fournisseurs, abonnements, reversements, remboursements et validations
  2. Comparer facture ou bordereau, contrat, service ou flux reçu, montant et autorisation
  3. Rapprocher chaque semaine doublons, avoirs, paiements, reversements et banque
Suivre la rentabilité du portefeuilleChaque mois
  1. Définir les temps, coûts, revenus et risques attendus par type de dossier
  2. Imputer temps, frais, reprises, partenaires et incidents au bon portefeuille
  3. Comparer chaque mois volume, conversion, revenu, coût de service, risque et marge
  4. Revoir le segment, le partenaire ou le prix avant de poursuivre un portefeuille durablement déficitaire

Qualité et conformité

1 processus
Sécuriser conformité réglementaireChaque mois
  1. Tenir à jour les obligations propres au métier : ORIAS IAS, capacité et formation DDA, honorabilité, RC, garantie financière applicable, devoir de conseil, document produit, LCB-FT et réclamations
  2. Actualiser connaissance client, vigilances, consentements et preuves de conseil selon le risque
  3. Qualifier tout conflit, anomalie, soupçon ou manquement et appliquer l’escalade prévue
  4. Revoir chaque trimestre contrôles, dossiers échantillonnés, réclamations et plans de correction