The Done Studio

Les processus : Café

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

2 processus
Définir et piloter le cap de l’entrepriseChaque trimestre
  1. Choisir les priorités de croissance : petit-déjeuner, déjeuner, boissons à marge, événements, terrasse et clientèle récurrente
  2. Fixer des objectifs de chiffre d’affaires, marge brute, ticket moyen et volume
  3. Comparer chaque mois objectifs, ventes, coût matière et capacité utilisée
  4. Ne pas ajouter une offre sans prix de revient, temps de production et seuil de vente
Répartir les décisions et les niveaux d’autoritéChaque mois
  1. Déléguer explicitement : offert plafonné, refus de service, remboursement, gestion d’un client difficile et appel sécurité
  2. Classer l’incident selon son impact client, hygiène, production, équipe et caisse
  3. Faire remonter immédiatement risque sanitaire, accident, fraude ou arrêt complet

Marketing et vente

2 processus
Qualifier et conclure les ventes : offre claireChaque jour
  1. Créer une carte lisible avec prix, options, suppléments et allergènes accessibles
  2. Confirmer chaque commande avec : table, produit, taille, lait, allergènes, formule, mode de paiement et ordre de service
  3. Répéter la commande et transmettre une information unique à la production
  4. Suivre chaque semaine ticket moyen, annulations, erreurs et temps d’attente
Organiser l’acquisition de nouveaux clientsChaque mois
  1. Construire un calendrier local avec saisons, événements et périodes creuses
  2. Mettre en œuvre les actions locales suivantes : Google Business Profile, programmation d’événements, partenariats de quartier, terrasse et fidélité
  3. Publier chaque offre avec canal, cible, capacité disponible et durée
  4. Mesurer chaque mois commandes et marge réellement attribuables à chaque canal

Organisation du travail

2 processus
Ouvrir et fermer le point de venteChaque jour
  1. Créer des checklists d’ouverture et de fermeture signées
  2. Contrôler à l’ouverture : machine à café, caisse, terrasse, froid, glaçons, cave, réservations, sanitaires et mise en place
  3. À la fermeture, enregistrer pertes, nettoyer, couper, sécuriser et signaler les anomalies
  4. Corriger chaque semaine les oublis récurrents dans les checklists
Préparer les plats de façon identiqueChaque jour
  1. Standardiser précisément : dosages café, boissons, cocktails simples, snacking, verrerie, températures et présentation
  2. Préparer avec les ustensiles de mesure et l’ordre de montage prévus
  3. Aucune substitution d’ingrédient ou modification de portion sans validation et mise à jour
  4. Peser chaque semaine un échantillon et comparer portion, aspect et coût cible

Équipe

2 processus
Planifier les équipes et organiser les remplacementsChaque semaine
  1. Planifier selon les compétences nécessaires : barista, service, bar, terrasse, caisse, contrôle d’âge, gestion des clients et fermeture
  2. Construire le planning avec préparation, service, nettoyage, pauses et fermeture
  3. Ne jamais laisser seul sur un poste critique un salarié non validé
  4. Vérifier chaque semaine heures, absences, remplacements et créneaux sous-couverts
Préparer et piloter l’intégration d’un nouvel employéÀ chaque arrivée
  1. Préparer un parcours avec hygiène, sécurité, fiches techniques et postes
  2. Faire pratiquer chaque poste sous supervision avant toute autonomie
  3. Valider à J+7 et J+30 les postes autorisés et les écarts à retravailler

Finances et administration

2 processus
Planifier et régler les échéancesChaque mois
  1. Créer un calendrier des fournisseurs, loyers, salaires, taxes et abonnements
  2. Valider chaque facture avec commande, réception, avoir et conditions convenues
  3. Prévoir chaque mois les sorties de trésorerie des huit semaines suivantes
Piloter la trésorerie, la marge et les documents financiersChaque jour
  1. Définir fonds de caisse, moyens de paiement, annulations et seuils d’écart
  2. Rapprocher particulièrement : tables ouvertes, offerts, pourboires, happy hour, tickets annulés, espèces et consommation équipe
  3. Documenter chaque écart avec date, poste, montant, contrôle et responsable
  4. Contrôler quotidiennement les écarts et mensuellement la marge après commissions

Matériel et approvisionnement

1 processus
Planifier l’entretien et traiter les pannesChaque mois
  1. Planifier l’entretien et le secours pour : machine à café, moulins, lave-verres, froid, tireuses, machine à glaçons, caisse et terrasse
  2. Mettre hors service, signaler et protéger toute machine présentant un danger
  3. Tester et entretenir les équipements selon le calendrier du fabricant

Qualité et conformité

1 processus
Respecter l’hygiène alimentaireChaque jour
  1. Formaliser les contrôles propres à : lait, machine à café, glaçons, fruits, snacking, verrerie, sanitaires et nuisibles
  2. Enregistrer les contrôles prévus avec date, valeur, lot et personne responsable
  3. Séparer mains, matériel et zones propres ou sales selon le plan de maîtrise sanitaire
  4. Auditer chaque mois les enregistrements et corriger toute preuve manquante