The Done Studio

Les processus : Centre de formation conduite pro

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’activitéChaque mois
  1. Choisir les catégories de permis, formules, zones et publics à développer selon la demande locale
  2. Fixer les objectifs d’inscriptions, heures vendues, délai de formation, réussite, chiffre d’affaires et marge
  3. Comparer chaque mois demandes, inscriptions, heures planifiées, heures réalisées, examens et encaissements
  4. Ne pas lancer une formule sans prix, capacité moniteur-véhicule, parcours pédagogique et résultat attendu
Décider au quotidien sans tout centraliserChaque mois
  1. Écrire qui peut déplacer une leçon, remplacer un moniteur, affecter un véhicule ou accorder un geste commercial
  2. Classer l’arbitrage selon sécurité, examen proche, obligation administrative, impact élève et coût
  3. Appliquer la solution autorisée puis prévenir immédiatement l’élève et le moniteur concernés
  4. Escalader sans délai accident, défaut d’assurance, enseignant non autorisé, donnée exposée ou conflit grave
Centraliser et sécuriser les accès essentielsChaque mois
  1. Créer un registre des accès au logiciel métier, ANTS, RdvPermis, livret numérique, CPF, banque et messagerie
  2. Attribuer un compte nominatif limité aux tâches réellement exercées
  3. Retirer ou réattribuer les droits le jour d’un départ ou changement de poste
  4. Tester chaque mois les accès critiques, doubles authentifications et procédures de récupération

Marketing et vente

2 processus
Développer les inscriptionsChaque semaine
  1. Optimiser Google Business Profile avec catégories enseignées, horaires, téléphone, photos et lien d’inscription
  2. Créer une page locale claire par offre avec prix ou composition, délais réalistes et bouton de contact
  3. Qualifier âge, catégorie visée, code obtenu, NEPH, disponibilité, échéance et financement envisagé
  4. Mesurer chaque semaine appels, formulaires, rendez-vous, inscriptions et coût par canal
Qualifier, proposer et conclure une formule de conduiteÀ chaque inscription
  1. Créer une trame d’entretien comparant boîte manuelle, automatique, AAC, conduite supervisée et besoins réels
  2. Réaliser l’évaluation préalable et expliquer le volume prévisionnel de formation
  3. Présenter séparément prestations du forfait, prestations à l’unité, frais autorisés, échéancier et conditions
  4. Faire signer le contrat applicable et vérifier mandat, rétractation, résiliation, médiation et données personnelles

Organisation du travail

2 processus
Gérer inscriptions et dossiers élèvesÀ chaque dossier
  1. Créer une checklist d’inscription avec identité, justificatifs, e-photo, catégorie, mandat, contrat et financement
  2. Vérifier l’existence et la cohérence du NEPH ou déposer la demande correcte sur France Titres
  3. Faire finaliser à l’élève son compte et les confirmations requises sans conserver ses identifiants personnels
  4. Relancer chaque pièce bloquante avec responsable, date limite et conséquence sur le démarrage
Planifier heures, moniteurs et véhiculesChaque jour
  1. Créer un planning partagé reliant élève, objectif, enseignant autorisé, véhicule, lieu et durée
  2. Planifier les leçons selon progression, régularité, disponibilités et date cible réaliste
  3. Confirmer la séance puis appliquer une règle écrite aux annulations tardives et absences
  4. Réaffecter immédiatement les créneaux libérés aux élèves prioritaires compatibles

Équipe

2 processus
Organiser les moniteurs et remplacementsChaque semaine
  1. Créer une vue de charge avec enseignants, catégories autorisées, élèves, horaires, véhicules et absences
  2. Affecter chaque élève à un référent pédagogique et prévoir un remplaçant identifiable
  3. Faire une passation avec niveau, difficultés, prochaines compétences et échéance d’examen
  4. Revoir chaque semaine surcharge, heures disponibles, absences, besoins de recrutement et continuité des élèves
Préparer et piloter l’intégration d’un nouveau collaborateurÀ chaque arrivée
  1. Créer un parcours d’intégration couvrant agrément, autorisation d’enseigner, outils, véhicules et procédures
  2. Vérifier les titres, autorisations, pièces contractuelles et catégories enseignables avant planification
  3. Valider sur une situation réelle la tenue du livret, la sécurité, la relation élève et la remontée d’incident

Finances et administration

2 processus
Planifier et régler les échéancesChaque semaine
  1. Créer un échéancier avec fournisseur, contrat, pièce, validation, montant et date de paiement
  2. Comparer facture, abonnement, entretien ou prestation à la commande et à la réalisation
  3. Revoir chaque semaine carburant, véhicules, assurances, loyers, logiciels, doublons et litiges
Suivre paiements, forfaits et heuresChaque mois
  1. Créer un suivi par élève et formule avec prix, heures incluses, heures consommées, solde et coût enseignant-véhicule
  2. Rapprocher chaque semaine leçons planifiées, réalisées, annulées, facturées et payées
  3. Affecter carburant, entretien, assurance, location, logiciel et temps administratif aux bonnes catégories
  4. Comparer chaque mois marge prévue et réelle par formule, enseignant, véhicule et catégorie

Qualité et conformité

1 processus
Tenir dossiers élèves et véhicules en règleChaque mois
  1. Créer un registre avec agrément, autorisations d’enseigner, assurances, véhicules, affichages et échéances
  2. Vérifier que le numéro d’agrément figure sur les documents et publicités concernés
  3. Contrôler affichage des prix, contrat applicable, notes, médiateur et restitution gratuite du dossier
  4. Archiver mandat, contrat, évaluation, livret, heures, examens, paiements et incidents avec droits d’accès limités