The Done Studio

Les processus : Association

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

2 processus
Définir et piloter le cap de l’associationChaque trimestre
  1. Formuler l’objet opérationnel avec publics visés, besoins traités, territoire, activités autorisées et résultats recherchés
  2. Fixer pour l’année des objectifs de bénéficiaires, adhérents, bénévoles, qualité, impact, ressources propres, subventions et trésorerie
  3. Transformer chaque priorité en action avec responsable, calendrier, capacité, budget, financement, indicateur et risque principal
  4. Évaluer toute nouvelle action selon objet statutaire, besoin démontré, capacité humaine, coût complet, financement et continuité
Définir et suivre les responsabilités de gouvernanceÀ chaque décision
  1. Centraliser statuts signés, règlement intérieur, récépissés, publication, RNA, Siren-Siret, agréments, conventions et dernière liste des dirigeants
  2. Créer la matrice des pouvoirs entre assemblée générale, conseil d’administration, bureau, président, trésorier, secrétaire et direction salariée
  3. Formaliser les délégations pour contrats, dépenses, banque, embauche, demandes de subvention, représentation et accès numériques
  4. Préparer chaque réunion avec organe compétent, convocation, délai, ordre du jour, documents, quorum, procurations et conflits d’intérêts

Marketing et vente

2 processus
Recruter et fidéliser membres, bénéficiaires ou partenairesChaque semaine
  1. Distinguer membre, adhérent, bénéficiaire, bénévole, donateur et partenaire avec droits, obligations, cotisation et accès associés
  2. Créer un parcours d’adhésion conforme aux statuts avec demande, critères, décision d’admission, paiement et confirmation
  3. Qualifier chaque contact par besoin, motivation, disponibilité, territoire, compétences, capacité de contribution et prochaine étape
  4. Collecter uniquement les données nécessaires et informer sur finalité, accès, conservation, droits et communication éventuelle
Traiter une réclamation ou un signalementÀ chaque signalement
  1. Mettre en place des canaux identifiés et confidentiels pour réclamation, conflit, discrimination, violence, fraude ou risque concernant un public
  2. Accuser réception, évaluer urgence et sécurité puis protéger immédiatement les personnes et preuves lorsque nécessaire
  3. Désigner un instructeur sans conflit d’intérêts et définir qui peut connaître l’identité, les faits et les documents
  4. Recueillir séparément faits, dates, personnes, témoins, pièces et mesures déjà prises sans promettre une issue

Organisation du travail

1 processus
Organiser une action, un événement ou un accompagnementÀ chaque action
  1. Créer la fiche action avec besoin, public, objectif, critères d’accès, contenu, responsable, dates, lieu, partenaires et résultat attendu
  2. Vérifier avant lancement décision de l’instance, budget, financement, assurance, autorisation, sécurité, accessibilité et traitement des données
  3. Construire le planning avec tâches, bénévoles ou salariés, prestataires, matériel, inscriptions, communications et solutions de remplacement
  4. Inscrire le bénéficiaire ou participant avec informations nécessaires, consentements utiles, besoins spécifiques et confirmation pratique

Équipe

1 processus
Coordonner salariés et bénévolesChaque semaine
  1. Tenir la liste des salariés, bénévoles, volontaires, prestataires et dirigeants avec statut, mission, responsable, assurance et accès
  2. Créer une fiche par mission précisant objectif, tâches, limites, compétences, horaires, risques, frais, données accessibles et référent
  3. Accueillir chaque personne avec objet associatif, règles, sécurité, confidentialité, publics concernés, outils et personne à alerter
  4. Planifier les missions selon disponibilités réelles, compétences, continuité, repos des salariés et présence d’un responsable

Finances et administration

2 processus
Planifier les paiements et justifier les dépensesChaque semaine
  1. Définir les seuils d’achat et de validation avec devis requis, décideur, budget, mode de paiement et pièces à conserver
  2. Vérifier avant engagement objet de la dépense, ligne budgétaire, financement autorisé, fournisseur, prix, livraison et approbation
  3. Rattacher chaque facture au devis, à la commande, à la livraison ou à la prestation réellement reçue
  4. Contrôler bénéficiaire, coordonnées bancaires, montant, TVA, échéance, projet, justificatif et absence de double paiement
Suivre budget, encaissements, subventions et trésorerieChaque mois
  1. Choisir avec le comptable une organisation de trésorerie ou d’engagement adaptée aux activités, financements, salariés et obligations
  2. Créer le suivi analytique par action avec budget, fonds affectés, ressources, dépenses, bénévolat valorisé et justificatifs attendus
  3. Enregistrer cotisation, don, subvention, vente, billetterie ou participation avec date, payeur, objet, moyen, affectation et pièce émise
  4. Rapprocher banque, caisse, plateforme de paiement, reçus, factures et comptabilité sans compenser les écarts