The Done Studio

Les processus : Assistant administratif externalisé

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

1 processus
Piloter le portefeuille de missionsChaque semaine, synthèse mensuelle
  1. Créer une revue de portefeuille avec statut, prochain jalon, risque, charge et marge
  2. Identifier pour chaque mission le prochain résultat observable attendu par le client
  3. Revoir chaque semaine retards, dépendances, arbitrages et charges non planifiées
  4. Attribuer à chaque écart une action, un responsable et une date de contrôle

Marketing et vente

1 processus
Qualifier et proposer une mission claireÀ chaque opportunité
  1. Créer une trame de découverte avec situation, problème, impact, décision et calendrier
  2. Qualifier la mission avec : volumes, outils, retards, fréquence, pièces, interlocuteurs, délais et responsabilités
  3. Rédiger une proposition avec livrables, exclusions, méthode, planning, prix et responsabilités

Organisation du travail

3 processus
Cadrer la mission, les accès et les responsabilitésÀ chaque démarrage
  1. Cadrer précisément : tâches, volumes inclus, canaux, délais, validations, exceptions, accès et livrables de suivi
  2. Nommer décideur, contributeurs, valideurs et interlocuteur opérationnel
  3. Confirmer outils, accès, données attendues, calendrier et règles de changement
  4. Aucun travail hors périmètre sans impact délai, prix et responsabilité accepté par écrit
Collecter et contrôler les informations utilesÀ chaque dossier
  1. Obtenir et contrôler : pièces, coordonnées, références, modèles, règles de classement, validations et échéances
  2. Attribuer à chaque entrée une source, un propriétaire, une échéance et un niveau de sensibilité
  3. Contrôler complétude, période, définition, cohérence et droit d’utilisation avant analyse
  4. Relancer les manques avec leur impact explicite sur le délai et la fiabilité
Produire et contrôler les livrablesÀ chaque livrable
  1. Standardiser la production : nommage, classement, contrôles, statuts, relances, preuve d’envoi et journal des exceptions
  2. Faire vérifier avant remise : destinataire, montant, référence, pièce, doublon, validation et confidentialité avant envoi
  3. Vérifier version, sources, calculs, cohérence, confidentialité et lisibilité du livrable

Équipe

1 processus
Organiser les missions et les remplacementsChaque semaine
  1. Planifier selon les compétences nécessaires : facturation, classement, relance, préparation comptable, outils bureautiques et contrôle documentaire
  2. Affecter une personne uniquement si capacité, compétence et accès sont disponibles
  3. Comparer chaque semaine charge prévue, charge consommée et reste à produire

Finances et administration

2 processus
Suivre la marge des missionsChaque mois
  1. Créer un budget de mission avec prix, temps, achats, sous-traitance et marge cible
  2. Tracer particulièrement les risques de marge : volumes supérieurs, recherches de pièces, corrections répétées, urgences et canaux non cadrés
  3. Comparer vendu, consommé, reste à faire, facturé et encaissé par mission
  4. Traiter toute dérive avant de compenser silencieusement par du temps non facturé
Facturer et relancer les encaissementsChaque semaine
  1. Relier chaque échéance de facturation à un jalon ou une date contractuelle
  2. Préparer facture et preuves de réalisation avant l’échéance
  3. Relancer avec montant, référence, date, pièce et prochaine étape clairement indiqués
  4. Revoir chaque semaine factures à émettre, échues, contestées et promises au paiement

Qualité et conformité

1 processus
Contrôler les contrats, accès et donnéesÀ chaque mission
  1. Sécuriser en priorité : mandat, données personnelles, accès comptables, signature, conservation et séparation des clients
  2. Faire signer les engagements nécessaires avant tout accès ou échange sensible
  3. Ne collecter, partager ou conserver que les informations nécessaires et autorisées
  4. Archiver ou supprimer accès, données et versions selon le contrat et la durée prévue