Les processus : Architecte / maître d’œuvre

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3 processus

Définir et piloter le cap de l’activitéChaque mois

Choisir le positionnement métier : architecture, maîtrise d’œuvre complète ou partielle, rénovation, extension, marchés privés ou publics, taille de travaux et complexité technique
Piloter la performance avec : missions signées, phases livrées, permis, consultations, visas, réunions, travaux, modifications, honoraires, retards, réserves et marge
Classer les opportunités par compétence, charge, accès, responsabilité, complexité et rentabilité
Comparer chaque mois pipeline, production, reprises, retards, encaissements et marge

Arbitrer et valider les missions sans blocageÀ chaque arbitrage

Écrire les décisions délégables avec seuil, délai, preuve et personne à prévenir
Qualifier immédiatement : non-conformité, danger chantier, incohérence programme-budget, modification client, erreur de plan, entreprise défaillante ou réserve critique
Sécuriser les personnes et les preuves avant de poursuivre ou d’arrêter
Tracer décision, hypothèses, réserve, auteur et conséquence sur le livrable

Centraliser et sécuriser les accès essentielsÀ chaque changement

Organiser les accès autour de : programme, contrat, relevés, études, plans, autorisations, pièces marchés, visas, comptes rendus, situations, réserves et DOE
Créer un dossier unique avec responsable, version, statut, prochaine action et échéance
Partager les fichiers utiles par accès nominatif et révocable
Retirer les accès des sortants et contrôler les liens publics ou comptes partagés

3 processus

Qualifier la mission et le périmètreÀ chaque demande

Qualifier la mission avec : maître d’ouvrage, programme, site, titre, budget travaux, financement, calendrier, urbanisme, études existantes, mission complète ou partielle
Vérifier propriété ou pouvoir, accès, données disponibles et contraintes connues
Distinguer inclusions, exclusions, hypothèses, normes, format et niveau de précision attendu
Identifier risques de sécurité, responsabilité, conflit, urgence et dépendances

Qualifier, proposer et conclure une mission d’expertiseÀ chaque proposition

Présenter précisément : programme, faisabilité, mission par phase, obligations réciproques, livrables, exclusions, honoraires, assurances, propriété intellectuelle et modifications
Expliquer les données à fournir, accès attendus et responsabilités du client
Chiffrer terrain, production, contrôle, frais, aléas identifiés et délais
Faire accepter par écrit périmètre, prix, échéancier et conditions de modification

Traiter une réclamation clientÀ chaque réclamation

Tracer les réclamations métier : conception, conseil, budget, délai, permis, plan, visa, suivi de chantier, honoraires, désordre, réception ou propriété intellectuelle
Accuser réception sans reconnaître un fait non vérifié
Comparer contrat, données d’entrée, notes terrain, calculs, versions et livrable
Répondre avec faits établis, correction, réserve, délai et assureur si nécessaire

2 processus

Préparer la mission terrainÀ chaque mission

Préparer la mission avec : contrat, phase, plans, décisions, accès, intervenants, sécurité, points de contrôle, réunions précédentes et documents à produire
Relire l’objet, le livrable, les exclusions et les données déjà disponibles
Confirmer rendez-vous, autorisations, occupation du site et conditions d’accès
Préparer le matériel suivant : plans à jour, tablette ou carnet, appareil photo autorisé, télémètre, EPI chantier, moyens d’accès et liste de contrôle

Réaliser relevés, plans ou constatsÀ chaque intervention

Définir la méthode terrain autour de : visite de site ou chantier, conformité aux études et marchés, avancement, écarts, ouvrages masqués, sécurité observée, décisions et réserves
Faire un briefing sur objet, risques, accès, référentiel et zones à couvrir
Identifier précisément site, locaux, parcelles, ouvrages ou éléments observés
Réaliser observations et mesures sans extrapoler ce qui n’a pas été accessible

1 processus

Organiser les missions et remplacementsChaque semaine

Tenir la matrice d’équipe avec : architecte inscrit, compétences, assurance déclarée, phases, ingénieries, économie, OPC éventuel, chantier, charge et succession de mission
Affecter responsable, contrôleur, intervenants, sous-traitants et relais
Transmettre périmètre, données, risques, accès, méthode, livrable et échéances
Revoir chaque semaine charge, absences, missions sans relais et contrôles en retard

2 processus

Suivre la marge et la facturationChaque mois

Calculer la marge avec : temps par phase, réunions, modifications, déplacements, partenaires, reprises, chantier, assurance et reste à produire
Imputer chaque heure et dépense au bon dossier, phase et motif
Comparer budget, réalisé, reste à faire, facturé et encaissé
Expliquer les écarts dus aux reprises, données manquantes, accès, changement ou sous-chiffrage

Facturer, suivre et relancer les encaissementsChaque semaine

Facturer selon : acompte et honoraires par études, autorisation, conception, consultation, direction des travaux, réception et missions complémentaires acceptées
Faire confirmer que le jalon et les pièces attendues sont livrés
Émettre la facture avec mission, période, montant et référence contractuelle
Rapprocher chaque semaine factures, règlements, retenues et contestations

1 processus

Tenir les pièces et assurances en règleChaque mois

Tenir les échéances et preuves suivantes : inscription et déontologie si titre d’architecte, contrat écrit, déclaration de mission, assurance adaptée au contenu et coût des travaux, indépendance, conflits, autorisations et attestations
Centraliser contrats, attestations, déclarations, méthodes, modèles et règles professionnelles applicables
Vérifier avant affectation compétence, autorisation, indépendance, assurance et limites de l’intervenant
Rattacher au dossier les pièces en vigueur à la date de la mission