The Done Studio

Les processus : Aide à domicile & ménage

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’activitéChaque mois
  1. Choisir le positionnement : ménage courant, entretien du linge et aide quotidienne non médicale selon zones, durées minimales, récurrence, risques des domiciles et marge
  2. Fixer objectifs de demandes, heures ou actes, occupation, qualité, délai, trésorerie et marge soutenable
  3. Comparer chaque nouvelle demande aux compétences, temps, déplacements, risques et capacité de remplacement
  4. Comparer chaque semaine charge prévue, charge réalisée, absences, kilomètres, passages critiques et heures non couvertes
Arbitrer et valider les tournées sans blocageChaque jour
  1. Écrire les décisions délégables avec niveau de risque, délai, mesure immédiate et personne à prévenir
  2. Qualifier immédiatement : domicile dangereux, produit non identifié, matériel défectueux, charge trop lourde, chute, personne en difficulté, clé absente, tâche hors contrat ou soupçon de maltraitance
  3. Protéger d’abord la personne et l’intervenant puis appeler le service compétent lorsque la situation l’exige
  4. Décider maintien, adaptation, remplacement, report, interruption ou escalade et prévenir les personnes utiles
Centraliser et sécuriser les accès essentielsChaque mois
  1. Tenir les accès et moyens critiques : agenda, fiches domicile, clés et codes, téléphone, pointage, facturation, produits autorisés, contacts et comptes administrateurs
  2. Donner à chaque personne un accès individuel limité aux missions et informations nécessaires
  3. Transmettre une clé ou un code contre trace puis en organiser la restitution ou le changement
  4. Retirer les accès le jour d’un départ, d’une fin de mission ou d’un changement de secteur

Marketing et vente

2 processus
Traiter une réclamation ou signalementÀ chaque signalement
  1. Tracer les signalements propres au métier : tâche non faite, casse, produit utilisé, surface abîmée, retard, clé, comportement, confidentialité, durée pointée, prix ou changement d’intervenant
  2. Accuser réception et protéger immédiatement la personne, l’intervenant, les données ou les éléments de preuve
  3. Comparer contrat ou prescription, planning, pointage, transmissions, échanges, facturation et version des personnes
  4. Décider vérification terrain, changement d’intervenant, correction, remboursement, déclaration ou signalement adapté
Accueillir un nouveau bénéficiaire ou patientÀ chaque demande
  1. Qualifier la nouvelle demande avec : pièces, surfaces, tâches, fréquence, niveau d’encombrement, escaliers, animaux, produits, matériel, accès, stationnement, fragilité de la personne et limites
  2. Clarifier les tâches attendues, limites, habitudes utiles, risques du domicile et niveau de continuité
  3. Vérifier zone, accès, trajet, compétence, disponibilité, matériel et solution de remplacement
  4. Présenter mode d’intervention, prix, frais, contrat, annulation, traitement des données et interlocuteur

Organisation du travail

3 processus
Planifier interventions, tournées ou soinsChaque jour
  1. Cartographier la tournée avec : domiciles, tâches, surfaces, durées, fenêtres horaires, clés, contraintes, allergies déclarées, animaux, étages, matériel et contacts
  2. Affecter chaque passage selon compétence, relation de continuité, zone, contrat, temps et charge réelle
  3. Construire le planning en intégrant : trajet, stationnement, temps d’installation, pauses, charge physique, temps de rangement, remise des clés et marge de retard
  4. Confirmer les passages sensibles et vérifier la disponibilité des clés, documents et matériels
Suivre matériel et incidentsChaque semaine
  1. Inventorier et suivre : gants adaptés, chaussures, téléphone, clés, sacs, matériel de ménage fourni ou transporté, produits étiquetés et moyens de déplacement
  2. Définir pour chaque élément responsable, emplacement, quantité, contrôle, entretien, remplacement et secours
  3. Préparer avant départ le matériel propre, chargé, complet et adapté aux missions de la tournée
  4. Isoler et traiter les incidents liés à : chute, coupure, projection, mélange de produits, mal de dos, casse, clé perdue, animal agressif, installation électrique ou logement insalubre
Transmettre consignes et observationsÀ chaque intervention
  1. Structurer chaque transmission avec : domicile, arrivée et départ, tâches réalisées, zone non traitée, produit ou matériel manquant, anomalie, dommage, alerte et suite
  2. Consulter avant le passage les seules consignes à jour nécessaires à la mission
  3. Tracer après le passage ce qui a été fait, refusé, modifié, observé et laissé en attente
  4. Distinguer clairement fait observé, propos rapporté, action réalisée et appréciation professionnelle

Équipe

1 processus
Organiser remplacements et continuitéChaque semaine
  1. Organiser les relais avec : techniques d’entretien, limites de rôle, restrictions physiques, disponibilités, secteurs, habitudes utiles, clés détenues et domiciles connus
  2. Identifier les passages qui ne peuvent pas être reportés et préparer au moins une solution de remplacement
  3. Contacter le remplaçant avec mission, horaire, accès, risques, habitudes utiles et personne à joindre
  4. Informer la personne accompagnée ou son contact du changement et confirmer l’identité du remplaçant

Finances et administration

2 processus
Planifier et régler les échéancesChaque semaine
  1. Prévoir et contrôler les dépenses de : salaires ou honoraires, transport, assurance, téléphonie, pointage, équipements de protection, matériel, produits fournis et comptabilité
  2. Rapprocher commande ou contrat, réception, bénéficiaire ou secteur, facture, avoir et échéance
  3. Contrôler les notes de frais avec date, motif, trajet, justificatif, règle applicable et validation
  4. Revoir chaque semaine factures, prélèvements, doublons, litiges, remboursements et trésorerie disponible
Suivre facturation et encaissementsChaque semaine
  1. Prouver et facturer selon : devis et contrat, heures pointées, tâches prévues, absence ou annulation, frais annoncés, paiements, crédit d’impôt présenté séparément et attestation
  2. Rapprocher planning, validation terrain, modification autorisée, tarification, aide éventuelle et reste à facturer
  3. Émettre la facture ou télétransmission avec dates, détail, prix, frais, avances et mentions applicables
  4. Traiter chaque rejet ou contestation à partir de la pièce manquante, du motif et du délai de correction

Qualité et conformité

1 processus
Tenir droits, prescriptions et justificatifs en règleChaque mois
  1. Sécuriser les obligations propres au métier : prestations exactes d’entretien ou d’aide quotidienne, déclaration SAP si utilisée, assurance, devis, contrat, prix, frais, produits, clés et limites non médicales
  2. Vérifier avant démarrage : tâches convenues, état du domicile, présence d’animaux ou tiers, produits et matériel disponibles, accès, durée, fréquence, prix et personne à joindre
  3. Attribuer chaque obligation à un responsable avec échéance, preuve et procédure de renouvellement
  4. Contrôler chaque mois dossiers incomplets, justificatifs expirés, changements de situation et actions ouvertes