The Done Studio

Les processus : Agence web

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’agenceChaque trimestre
  1. Choisir les offres prioritaires : site vitrine, refonte, e-commerce, maintenance et optimisation continue
  2. Fixer pour le trimestre un objectif de chiffre d’affaires, marge, récurrence et capacité
  3. Suivre chaque mois les indicateurs directeurs : marge par projet, temps consommé, mises en ligne à l’heure, maintenance récurrente et incidents
  4. Refuser un nouveau projet s’il ne correspond ni au positionnement ni à la capacité disponible
Arbitrer et valider la production sans blocageChaque semaine
  1. Écrire les décisions que le chef de projet peut prendre sans validation du dirigeant
  2. Arbitrer chaque blocage avec trois éléments : impact client, impact délai et impact marge
  3. Toute demande hors périmètre devient un avenant, un échange de priorité ou un refus écrit
  4. Revoir chaque semaine les décisions en attente depuis plus de deux jours ouvrés
Centraliser et sécuriser les accès essentielsChaque mois
  1. Créer un registre des accès par client, outil, propriétaire et niveau d’autorisation
  2. Demander des accès nominatifs ou délégués et éviter les mots de passe partagés par e-mail
  3. Retirer les accès des collaborateurs et prestataires dès la fin de leur intervention
  4. Contrôler chaque mois les accès administrateur, moyens de récupération et doubles authentifications

Marketing et vente

2 processus
Développer les prospects et briefsChaque semaine
  1. Choisir trois canaux d’acquisition maximum et définir le type de prospect attendu pour chacun
  2. Qualifier chaque demande avec : objectif du site, pages, fonctions, CMS, contenus, intégrations, hébergement, budget et date cible
  3. Inscrire dans le pipe une prochaine action datée après chaque échange commercial
  4. Mesurer chaque semaine demandes reçues, rendez-vous tenus, propositions envoyées et signatures
Qualifier, proposer et conclure une prestation créative ou digitaleÀ chaque opportunité
  1. Créer une trame de proposition avec problème, résultat attendu, périmètre, exclusions, planning et prix
  2. Délimiter dans la proposition : pages, fonctionnalités, migrations, contenus, navigateurs, retours, maintenance et achats de licences
  3. Présenter la proposition au décideur au lieu de l’envoyer sans explication
  4. Relancer la proposition à J+2 puis J+7 avec une question de décision claire

Organisation du travail

2 processus
Planifier, produire et contrôler les livrablesÀ chaque projet
  1. Créer un tableau de production unique avec projet, étape, responsable, échéance et statut
  2. Organiser la production dans cet ordre : cadrage, arborescence, maquettes, développement, intégration, recette, sauvegarde et mise en ligne
  3. Centraliser fichiers de travail, commentaires et versions dans l’espace prévu pour le projet
  4. Contrôler avant présentation : responsive, formulaires, liens, performance, SEO de base, analytics, sécurité, sauvegarde et retour arrière
Cadrer un brief et un périmètreÀ chaque projet
  1. Créer un brief obligatoire avant toute mise en production
  2. Documenter dans le brief : arborescence, parcours, fonctions, contenus, données, intégrations, contraintes techniques et recette
  3. Lister les contenus, accès et validations que le client doit fournir avec une date
  4. La production ne démarre qu’après validation écrite du brief et disponibilité des éléments critiques

Équipe

2 processus
Organiser l’équipe et les remplacementsChaque semaine
  1. Cartographier les rôles et remplaçants : chef de projet, UX/UI, développement, intégration, recette, SEO technique et maintenance
  2. Répartir la charge selon les compétences, la disponibilité et le niveau de risque du projet
  3. Un projet ne peut pas dépendre d’une seule personne pour les accès, fichiers et prochaines actions
  4. Revoir chaque semaine absences, surcharges, renforts et projets sans remplaçant
Transmettre un projet en cas d’absenceAvant chaque absence
  1. Créer une fiche de passation courte utilisable pour tous les projets
  2. Inclure dans chaque passation : environnement, branche, accès, sauvegarde, tickets ouverts, recette, date de mise en ligne et rollback
  3. La personne qui reprend confirme qu’elle peut ouvrir les fichiers et exécuter la prochaine action

Finances et administration

2 processus
Planifier et régler les échéancesChaque mois
  1. Lister abonnements, prestataires et achats avec montant, échéance, propriétaire et projet associé
  2. Valider toute nouvelle dépense en vérifiant son utilité, sa durée d’engagement et sa refacturation possible
  3. Contrôler chaque mois les doublons, licences inutilisées et renouvellements à résilier
Suivre la marge projetChaque semaine
  1. Créer un suivi par projet avec revenu vendu, temps prévu, temps passé et achats externes
  2. Surveiller particulièrement : contenus en retard, fonctions implicites, retours de maquette, bugs de recette et maintenance non cadrée
  3. Décider pour chaque dérive d’un recadrage, avenant, changement de méthode ou arrêt
  4. Revoir chaque semaine les projets sous la marge cible ou au-dessus du temps vendu

Qualité et conformité

1 processus
Sécuriser droits, contrats et accèsChaque trimestre
  1. Créer un dossier par client avec contrat, sous-traitants, droits, données traitées et accès confiés
  2. Vérifier avant production et livraison : licences, propriété du code, cookies, formulaires, données, mentions légales et accès hébergement
  3. Toute cession de droits, utilisation de données ou intervention d’un sous-traitant doit être couverte par écrit
  4. Contrôler chaque trimestre contrats, durées de conservation, accès actifs et preuves de consentement utiles