The Done Studio

Les processus : Agence marketing

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

1 processus
Piloter la charge et les prioritésChaque semaine, synthèse mensuelle
  1. Estimer la capacité hebdomadaire disponible par rôle et réserver une marge pour les imprévus
  2. Affecter chaque projet avec une charge estimée, un responsable et une date de prochain jalon
  3. Comparer chaque semaine charge vendue, charge planifiée et charge réellement consommée
  4. Repérer les personnes au-dessus de 90 % de capacité pendant deux semaines consécutives

Marketing et vente

1 processus
Qualifier et chiffrer une prestationÀ chaque opportunité
  1. Créer une trame de proposition avec problème, résultat attendu, périmètre, exclusions, planning et prix
  2. Délimiter dans la proposition : canaux couverts, volume de campagnes, livrables mensuels, reporting, réunions et demandes hors forfait
  3. Présenter la proposition au décideur au lieu de l’envoyer sans explication
  4. Relancer la proposition à J+2 puis J+7 avec une question de décision claire

Organisation du travail

3 processus
Cadrer le brief et le périmètreÀ chaque projet
  1. Créer un brief obligatoire avant toute mise en production
  2. Documenter dans le brief : cible, offre, message, canaux, calendrier, budget, preuves disponibles et validation attendue
  3. Lister les contenus, accès et validations que le client doit fournir avec une date
Planifier et contrôler les livrablesChaque semaine
  1. Créer un tableau de production unique avec projet, étape, responsable, échéance et statut
  2. Organiser la production dans cet ordre : stratégie, calendrier, briefs, production, contrôle, diffusion puis optimisation
  3. Centraliser fichiers de travail, commentaires et versions dans l’espace prévu pour le projet
  4. Contrôler avant présentation : cohérence offre-message-cible, liens, tracking, orthographe, formats et autorisations
Organiser la validation et la livraisonÀ chaque jalon
  1. Définir un circuit de validation avec un décideur client et un canal de retour unique
  2. Faire valider selon ce protocole : un calendrier mensuel, un décideur client et une validation groupée avant diffusion
  3. Regrouper les retours contradictoires avant de lancer une nouvelle version

Équipe

1 processus
Organiser l’équipe et les remplacementsChaque semaine
  1. Cartographier les rôles et remplaçants : stratège, chef de projet, acquisition, contenu, design, tracking et remplaçant de compte
  2. Répartir la charge selon les compétences, la disponibilité et le niveau de risque du projet
  3. Un projet ne peut pas dépendre d’une seule personne pour les accès, fichiers et prochaines actions

Finances et administration

2 processus
Suivre la marge des projetsChaque semaine, synthèse mensuelle
  1. Créer un suivi par projet avec revenu vendu, temps prévu, temps passé et achats externes
  2. Surveiller particulièrement : réunions non prévues, demandes dispersées, reporting manuel, retours tardifs et production hors forfait
  3. Décider pour chaque dérive d’un recadrage, avenant, changement de méthode ou arrêt
  4. Revoir chaque semaine les projets sous la marge cible ou au-dessus du temps vendu
Facturer et suivre les encaissementsChaque semaine
  1. Définir les déclencheurs de facturation : signature, acompte, jalon, livraison ou abonnement
  2. Envoyer la facture avec le bon de commande ou la preuve du jalon lorsqu’ils sont requis
  3. Suivre chaque semaine les factures à émettre, échues et à relancer