The Done Studio

Les processus : Agence immobilière professionnelle

Ouvre un processus pour consulter ses étapes et sa fréquence.

Pilotage

3 processus
Définir et piloter le cap de l’activitéChaque mois
  1. Choisir le positionnement du métier : vente, location ou les deux, secteurs couverts, types de biens, mandats exclusifs ou simples, gamme de prix, stock actif et capacité de visite
  2. Piloter la performance avec : estimations, mandats signés, exclusivités, annonces actives, leads, visites, offres, compromis, actes, délai de vente, honoraires et encaissements
  3. Classer le portefeuille par potentiel, urgence, maturité, complexité, charge et probabilité de conclusion
  4. Comparer chaque mois entrées, mandats signés, visites, offres, compromis ou actes, abandons et encaissements
Arbitrer et valider les transactions sans blocageÀ chaque arbitrage
  1. Écrire les décisions délégables avec montant, délai, limite, preuve et personne à prévenir
  2. Qualifier immédiatement les décisions sensibles : offre proche de l’échéance, baisse de prix, document vendeur manquant, diagnostic expiré, anomalie de propriété, conflit entre offres ou incident de visite
  3. Rassembler les faits et l’échéance avant de solliciter l’arbitre compétent
  4. Tracer la décision, son auteur, ses conditions et la prochaine action dans le dossier
Centraliser et sécuriser les accès essentielsÀ chaque changement
  1. Organiser les accès autour de : mandat vendeur ou bailleur, titre ou pouvoir, diagnostics, DPE, annonce, clés, contacts acquéreurs ou locataires, offres et dossier notarial
  2. Créer un dossier unique avec responsable, relais, statut, prochaine action et échéance
  3. Partager uniquement les pièces utiles via un accès nominatif et révocable
  4. Retirer sans délai les accès des sortants et contrôler les comptes partagés ou inactifs

Marketing et vente

3 processus
Développer le portefeuille et les mandatsChaque semaine
  1. Organiser la prospection autour de : avis de valeur, propriétaires, bailleurs, recommandations, anciens clients, quartier, partenaires locaux et demandes entrantes
  2. Créer chaque opportunité avec origine, contact, besoin, adresse ou zone, échéance et prochaine relance
  3. Qualifier l’intérêt, la décision, la concurrence, le calendrier et les conditions du mandat proposé
  4. Présenter précisément l’offre de service : estimation, mandat de vente ou de location, préparation du bien, diffusion, qualification des contacts, visites, négociation et suivi jusqu’au notaire
Qualifier un acquéreur ou un projetÀ chaque demande
  1. Qualifier chaque projet avec : achat ou location, composition du foyer, secteurs, type de bien, surface, critères impératifs, budget, apport, financement, calendrier et bien à vendre
  2. Vérifier le besoin réel, les critères indispensables, les compromis possibles et les exclusions
  3. Vérifier la faisabilité financière avec : budget global, apport, accord ou simulation bancaire, frais d’acquisition, travaux, condition de vente préalable et délai d’obtention
  4. Confirmer par écrit périmètre, prochaines étapes, documents attendus et délai de réponse
Traiter une réclamation clientÀ chaque réclamation
  1. Tracer les réclamations propres au métier : estimation, mandat, annonce inexacte, honoraires, visite, clé, défaut d’information, offre non transmise, discrimination alléguée ou délai de suivi
  2. Accuser réception et annoncer le délai de vérification sans reconnaître un fait non établi
  3. Comparer mandat, échanges, annonce, visite, offre, pièces transmises et obligations applicables
  4. Répondre avec faits établis, correction, responsable, délai et voie d’escalade ou de médiation utile

Organisation du travail

2 processus
Constituer un dossier bien ou mandatÀ chaque dossier
  1. Constituer la checklist métier avec : identité et pouvoir du vendeur ou bailleur, titre, mandat, caractéristiques, urbanisme utile, diagnostics et DPE, charges, travaux, taxes, clés, prix et annonce
  2. Ouvrir le dossier avec identité vérifiée, coordonnées, mandat, objet, interlocuteurs et chronologie
  3. Collecter les pièces directement auprès de la source ou tracer leur provenance et leur date
  4. Vérifier cohérence des identités, pouvoirs, propriété ou capacité, caractéristiques, prix et documents techniques
Organiser visites et retoursÀ chaque visite
  1. Préparer chaque visite avec : bien, vendeur ou bailleur informé, acquéreur ou locataire qualifié, clés, accès, sécurité, diagnostics disponibles, points sensibles et bon de visite si utilisé
  2. Confirmer rendez-vous, identité du visiteur, disponibilité, adresse, accès et consignes avant le déplacement
  3. Présenter les faits connus sans masquer une information défavorable ni inventer une réponse
  4. Recueillir immédiatement intérêt, réserves, questions, positionnement et prochaine action

Équipe

1 processus
Organiser les agents et remplacementsChaque semaine
  1. Tenir la matrice d’équipe avec : carte ou attestation d’habilitation, secteur, vente ou location, estimation, négociation, dossiers actifs, clés confiées, visites et relais
  2. Affecter chaque dossier selon zone, charge, compétence, relation client et risque de conflit
  3. Préparer le remplacement avec synthèse, contacts, engagements, visites, offres, pièces et prochaines échéances
  4. Faire une revue hebdomadaire de charge, dossiers sans action, absences, retards et besoins d’appui

Finances et administration

2 processus
Planifier et régler les échéancesChaque semaine
  1. Prévoir et imputer les dépenses suivantes : portails d’annonces, photographe, visite virtuelle, diagnostics autorisés, panneau, publicité, logiciel, inter-cabinet et dépenses validées par bien
  2. Rapprocher la facture avec fournisseur, commande, prestation réalisée, dossier et accord prévu
  3. Faire valider les dépenses hors budget ou refacturables avant paiement
  4. Contrôler chaque semaine échéances, doublons, avoirs, dépenses sans dossier et prélèvements anormaux
Suivre commissions et encaissementsChaque semaine
  1. Suivre les honoraires et commissions avec : numéro de mandat, barème, prix du bien, charge vendeur ou acquéreur, partage inter-agence, compromis, acte authentique, facture et règlement
  2. Vérifier avant facturation que l’opération et les conditions d’exigibilité des honoraires sont effectivement réunies
  3. Émettre la facture avec le bon client, dossier, montant, taux de taxe, pièce justificative et échéance
  4. Rapprocher encaissement, facture, acte, partage interne ou inter-agence et éventuel avoir

Qualité et conformité

1 processus
Tenir les dossiers et affichages en règleChaque mois
  1. Tenir les échéances et preuves suivantes : carte professionnelle, garantie ou attestation de non-détention de fonds, responsabilité civile, déclaration d’établissement, habilitations, registre des mandats, barème, affichages, annonces et vigilance LCB-FT
  2. Centraliser les barèmes, affichages, mentions d’annonce, registres et modèles de mandat en vigueur
  3. Vérifier avant utilisation que le mandat est écrit, signé, daté, numéroté, encore valable et adapté à la mission
  4. Appliquer les contrôles d’identité, de bénéficiaire effectif, de risque et de vigilance LCB-FT prévus pour le dossier